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電子帳簿保存法の申請法や必要書類

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今や企業だけではなく、個人事業主においても対応が求められる「電子取引データ保存の義務化」。2022年の法改正により、電子帳簿保存法の要件が緩和されました。

こちらの記事では、電子帳簿保存法や各種申請の手続きについてご紹介します。

電子帳簿保存法の申請について

2022年から事前申請は不要に

以前の決まりでは、電子帳簿保存法に適応した電子データの保存を実施するために、電子データ保存とスキャナ保存については事前に所轄の税務署長に申請して承認を得ることが必須でした。

しかし、2022年の改正によって電子帳簿保存法の要項がかなり緩和され、事前承認制度が撤廃。現在は、事前承認の申請は不要になりました。

電子帳簿保存法の申請手順

電子化の保存のための申請手順としては、これまで、社内規定などの整備をはじめ、必要なシステムの導入、国税庁所定の書類に必要事項（帳簿の名称や根拠税法など）を記載し、操作マニュアルなど必要な添付書類の準備を経て、税務署への届け出をおこなっていました。

申請期日は電子データ保存開始日の3ヶ月前までではあったものの、申請手順の多さが電子化の妨げとなっていた経緯があります。

電子帳簿保存法を申請するために
必要な書類

国税関係帳簿の電磁的記録等による
保存の承認申請書

申請には、国税関係帳簿に関する電子データの保存に関する申請書が必要。帳簿はスキャナでの保存が認められていないため、紙での保存ではなく最初から電子データで作成された書類が対象になります。

国税関係帳簿の例として、総勘定元帳、現金出納帳、固定資産台帳、仕訳帳、売上帳、仕入帳などが挙げられます。帳簿は、会計ソフトなどで作成する帳票などがそれにあたります。

なお、同じく会計ソフトで作成する貸借対照表、損益計算書、棚卸表などは帳簿ではなく書類として分類されますが、こちらもシステム上で作成可能なことからスキャナ保存としての対象にはなりません。

国税関係書類の電磁的記録等による
保存の承認申請

申請の対象となる書類は、大きく分けて「貸借対照表・損益計算書・棚卸表などの決算に関する書類」と「契約書・請求書・領収書などの重要書類と、見積書・注文書などの一般書類」の2種類があります。

「貸借対照表・損益計算書・棚卸表などの決算に関する書類」は、国税関係帳簿と同じく最初から電子データで作成しており、紙をスキャンして保存することが不可とされている書類です。

「契約書・請求書・領収書などの重要書類」と、「見積書・注文書などの一般書類」は電子データ保存の対象として認められていますが、自社が発行した書類のみ有効とされます。また、この種類の書類は紙での保存も認められていて、後述する「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請」の対象となる種類です。

国税関係書類の電磁的記録による
スキャナ保存の承認申請

この申請は、取引先発行の上受領した書類や、自社発行書類の控えなど、発注書や領収証・請求書など国税関係の書類を電子保存するためのものです。

承認申請書には、承認を受けたい書類の名称と根拠となる税法、ファイル形式、電子保存開始日、納税地もしくは保存場所、使用するパソコンやプリンターの機種と台数、使用しているプログラムについてなど多岐にわたります。

なお、スキャナ保存の他に電子計算機出力マイクロフィルム（COM）による保存の適用を受ける場合は、COMによる保存の承認申請書の提出が必要でしたが、こちらも改正後には原則として承認申請書は提出する必要がなくなりました。

添付書類の作成

各種類の申請それぞれにおいて添付書類が必要。国税庁によると、添付書類の種類は、「承認を受けようとする国税関係帳簿の作成等を行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類」、「承認を受けようとする国税関係帳簿の作成等を行う電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類」、「申請書の記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類」の3つでした。

上記の通り、改正前の申請には、電子保存のための管理システムの導入などを同時に行う必要があったことがわかります。事前承認制度が撤廃されたことで、ペーパーレス化・電子データ管理がかなり進めやすくなったのです。

ただ、事前承認といった要件については緩和されたものの、スキャナ保存については、これまで同様、紙書類をデータ化しなくてはなりません。