IT資産の台帳管理方法
パソコンやさまざまなソフトウェアなど、企業内にあるIT資産をしっかりと管理することにより、さまざまなメリットが生まれます。そこでこちらの記事では、企業におけるIT資産管理におけるメリットなどについてまとめました。
IT資産管理とは？
企業ではパソコンをはじめとするさまざまなハードウェアやソフトウェアを使用して業務を行っています。このハードウェアやソフトウェアなどのツールを「IT資産」と呼びますが、これらを「いつ購入したか」「どこで使用しているのか」「誰が管理しているのか」などの管理を行うことを「IT資産管理」と呼んでいます。
このIT資産管理については、情報システム担当者がひとつひとつ確認を行っていくケースがありますが、社内には非常に多くのIT資産が存在しているために作業も膨大になり、ミスも発生しやすくなります。
IT資産管理の目的や必要性
コンプライアンスの遵守のため
IT資産のひとつに、WordやExcel、セキュリティソフトなどのソフトウェア製品があります。一般的にこれらのソフトウェアは、IT資産としてライセンスごとに管理を行っていきます。このようなソフトにおいて、ライセンス情報をしっかりと管理していない場合、定められたライセンス数以上のデバイスでソフトウェアを使ってしまい、不正利用につながる可能性も否定できません。
場合によっては、ライセンスの不正利用による損害賠償請求も考えられます。このようなトラブルを避けるため、IT資産を管理することは企業にとって非常に重要であるといえます。
セキュリティ対策のため
IT資産管理により、社内のセキュリティ対策も効率的に行えるようになります。OSやウイルス対策ソフトなどは、新たに発見された脆弱性やサイバー攻撃に対応する目的で、アップデートパッチが配信されています。このように、最新のパッチを適用することでセキュリティリスクに対応できるようになりますが、従業員がパッチの適用を忘れてしまうケースもあり、しっかりと管理を行う必要があるといえます。
IT資産管理を行うことでパッチの適用状況を確認できれば、忘れている従業員に適用作業を促したりするなど、セキュリテイ面での管理も行えるようになります。
投資を抑制するため
もしIT資産管理を行っていない場合には、会社内にどのような機器やソフトウェアがあるのかを把握することが難しくなります。そのため、すでにある機器を購入してしまったり、実はまだ利用できるライセンスがあるのに新たに購入してしまうケースが発生することが考えられます。
管理台帳を作成して自社が所有する資産を管理すれば、すでにある資産を確認した上で新たな機器やソフトウェアの購入ができるため、無駄なコストを削減しやすくなります。
IT資産を台帳管理するメリット
社内のIT資産情報をひとまとめにできる
IT資産を台帳で管理することによって、社内のIT資産に関する情報をひとまとめにできます。管理台帳をリアルタイムで更新できれば、パソコンなどの資産がどこにあるのか、誰が使用しているのかなどを簡単に把握できるようになります。
紛失や不正な持ち出しを防げる
IT資産を台帳管理しておけば、資産の紛失や不正な持ち出しなどを防げるようになります。もし台帳で管理を行っていなければ、社内にどのような機器があるのかがわからないため、最悪の場合紛失してしまう可能性もあります。しかし、どのような機器があるのかをきっちり管理しておくことにより、紛失や無断での持ち出しを抑制できるようになります。
機器の老朽化に気づける
IT資産管理により、ハードウェアを購入した時期などについても記録しておくことが可能になります。そのため、古くなった機器を入れ替えるかどうかといった判断をする場合にも役立つでしょう。もし、購入時期などを管理していない場合には、老朽化に気づかず不具合が発生して業務に影響が出てくる可能性もあります。
IT資産を台帳管理するデメリット
管理に手間・時間がかかる
IT資産を台帳管理している場合、対象となる機器・ソフトウェアが多ければ多いほど時間がかかってしまいます。さらに、近年ではSaaSなどのクラウドサービスを利用するケースも多く、このようなサービスにおいて利用するアカウントなどもIT資産として管理することになります。
このように、会社で管理するべきIT資産は幅広いため、担当者が自力で管理台帳に記入するには非常に時間がかかる面があります。
人為的なミスが発生する可能性がある
上記のように、IT資産の数は膨大であることに加えて確認すべき点も多く、確認漏れや記載時のミスなどの人為的なミスの発生も考えられます。IT資産管理を正しく行う上では、まず台帳に正しい内容が記載されていることが必要となるため、ミスが発生している場合には思いもよらないトラブルが起こる可能性があります。
情報漏洩のリスクがある
社内のIT資産についてまとめた管理台帳は、閲覧できるスタッフを制限するなどセキュリティ対策をしっかりと行っておくことが大切です。アクセス制限を十分に行っていない場合には、情報が漏洩するリスクがあります。
IT資産には、企業のIT機器の設定に関する情報も含まれます。そのため、IT資産情報が流出すると顧客情報の流出などにも繋がりかねません。
今の管理システムだと台帳項目や権限が固定で使いづらいとき
こちらの記事では、IT資産の管理についてご紹介してきました。企業の中には管理すべきIT資産が非常に多くありますが、これらの資産を効率的に管理していくことは重要なポイントであるといえます。
もし現在使用している管理システムについて、台帳項目や権限が固定で使いにくいと感じているのであれば、契約書管理システムの再検討もおすすめといえるでしょう。
