電子帳簿保存法における注文書の保存法

2022年に改正された電子帳簿保存法により、電子取引で受領した注文書は電子データでの保存が義務付けられました。

この記事では、注文書を電子保存する際の注意点などについて解説しています。書類を適切な方法で保存するためのポイントを確認していきましょう。

注文書の保存方法

電子データで保存する

自社で作成した注文書の控えや、取引先から受領した紙の注文書、電子取引の注文書は、電子データとして保存可能です。それぞれの種類の保存方法について説明します。

自社で作成した注文書の控えの保存法

自社内で作成した注文書の控えは、紙でも電子データでも保存が可能です。電子データの場合は、システム内のストレージに保存するか、紙の注文書をスキャンして電子データ化してから保存するという方法をとります。

注文書は、物流や資金流通などに直接影響しない「一般書類」に当たるため、契約書などの重要書類とは異なり、グレースケール（白黒）での画像読み取りが可能です。

取引先から授受した紙の注文書の
保存法

取引先から受け取った紙の注文書は、自社内の注文書控えと同じくスキャナやスマートフォン読み込みで電子保存ができます。取引の時刻や文書の存在した日時を証明するデータである「タイムスタンプ」を付与するなど、スキャナ保存での要件を満たして保存しましょう。

電子取引による注文書の保存法

電子取引で受け取った注文書はそのままの形で保存することが求められます。改正後の電子帳簿保存法において、紙での出力保存は認めず、受領時のまま電子データで保存することが義務付けられているためです。

つまり、オンラインショップ運営などで電子取引を使用している場合は、電子帳簿保存法に適した保存方法への対応が必須になります。

2年間の猶予期間が設けられているものの、2023年末までに対応が必要であるため、早めに準備・対応しておきましょう。

紙で保存する

注文書を紙の状態で保存する場合は、2つの方法があります。1つめは、自社で作成した注文書の控えをプリントアウトする方法。2つめは、取引先から紙で受け取った注文書原本を保管する方法です。

紙での保存は一見すると簡単ですが、保管の手間やコストがかかり、書類を探す作業も非効率。普段の業務の効率化を図る場合や保管のためのコストを抑えたいと考えている場合は、電子帳簿保存法に適応した電子データ保存がおすすめです。

注文書を電子化するメリット4選

コストの削減になる

国税に関係する書類は種類も多く、求められている保存期間も長いため、注文書に関わらず紙で保存しておくには、膨大な量になるでしょう。

保管スペースの確保や円滑に管理するためのコストも、書類の量に応じて多くなってしまうもの。注文書をはじめ、書類を電子化してデータとして保存することは、スペースやコストを大きく削減することにつながるでしょう。

業務効率アップ

注文書を電子データ化する際には、電子帳簿保存法にて検索項目を設定することが求められています。検索項目を設定して保存することで、必要な書類を必要な時にすぐ見つけることが可能です。

紙で書類を保存する際は、いくら丁寧にファイリングしていても探す際に手間がかかってしまったり、特定の人物しか管理できず属人化してしまったりすることも。電子データ化することで、誰でも簡単にデータの検索ができ、無駄な作業で時間を使わずに業務の効率化が図れます。

情報セキュリティ対策になる

紙で注文書を保存する場合、適切に保管していなければ第三者からも簡単に見られてしまう状態になります。

電子データにして適切な管理システムを導入することで、データを閲覧するためのアクセス権限などの設定も簡単に行えるのがメリット。閲覧や編集のログが残る管理システムを使えば、セキュリティ面に配慮した保管ができます。

災害などのリスクヘッジになる

書類を電子データ化して保管することで、紛失や破損のリスクを回避できます。特に、クラウド化しておけば、安心感はさらに高まるでしょう。

紙の書類は、火災や自然災害などで原本ごと紛失や破損するリスクがあるため、データ化することで書類を安全に保管できるのです。

書類の紛失・破損のリスクが削減されることで、もしものことがあっても業務を滞りなく進められます。

注文書を電子化する際の注意点3つ

不要な書類はデータ化しない

書類は何でもデータ化する方がいいというわけではなく、ある程度の絞り込みを行ってから電子化することがおすすめです。注文書や発注書には別途添付書類があることが多く、全体量が多くなりがち。

すべてデータ化していると作業の手間も増え、さらに電子化した際のデータとしても検索性が落ちてしまいます。電子化する書類はあらかじめ絞り込んでおき、不要な書類は速やかに破棄しましょう。

整理して検索性を高める

注文書をデータ化する際は、検索項目の設定だけではなくデータ名や整理方法などに規則性をつけて検索しやすいように保存しましょう。フォルダ名・ファイル名などの命名規則や、ファイルの形式や属性、フォルダの階層構造などをルール化しておくことで、検索性がより高くなります。

ルール化した後はそれを文書などに残し、データを取り扱う部署や社員に周知を行うことをおすすめします。

適切なファイル形式やデバイスを
使用する

実際にデータを取り扱う従業員が作業しやすいよう、環境に適したデバイスを使用しましょう。PCで使うことだけを想定するのではなく、スマートフォンやタブレットなどを利用することを前提にすると作業がしやすくなります。

取引を行う企業によっては特定のファイル形式でやりとりを求められることがあるため、柔軟に対応できるようにしておくと良いでしょう。

まとめ

注文書に限らず、国税関係の書類は紙で保管すると膨大な量になってしまうでしょう。だからこそ、電子データ化して管理・保存することで、保管のためのスペースや管理にかかるコストなども削減できます。

注文書は電子で保存する方が管理しやすいため、注文書管理もできる契約書システムの導入がおすすめです。

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