電子帳簿保存法における領収書の保存法

領収書を電子データで保存する場合、紙の状態での保管方法とは異なる様々なメリットがあります。また、電子帳簿保存法に対応した方法で保管するには、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。

電子データでの保存によるメリットと、保管方法についてまとめました。

領収書の電子保存方法

領収書を紙で授受した場合は
スキャナ保存

領収書は、紙で受け取ることが多い書類ですが、スキャナ保存するための要件を満たせばデータでの適切な保存が可能です。

2022年1月1日の法改正後のスキャナ保存の対象書類は、領収書や納品書、請求書、契約書といった重要書類も、注文書、見積書、検収書などの一般書類も含まれます。

一般書類の場合は、入力期間の制限は適時入力で良かったり、グレースケールでも問題なかったりと、重要書類に比べると要件は厳しくありません。

領収書の区分は、契約書などと同じく重要書類として扱われるため、一般書類よりも要件が厳しく設定されています。また、入力期限などの制限もあるので、期間内に処理できるように業務フローを設定しておきましょう。

領収書を電子データで授受した場合は
電子取引

領収書は紙だけではなく、Webや電子メール、EDIシステム、クレジットカード、クラウドサービスなどで受け取ることがあります。この場合は、電子データでの保存が必要です。

なお、電子取引で受け取った領収書を適切に電子保存するためには、「電子計算機である処理システムに関する概要を記載した書類の備え付け」「見読ができる装置の備え付け」「検索性の確保」の3つの要件を満たさなくてはなりません。

要件を満たすためには、タイムスタンプが付与されたデータを授受するか、授受後すぐにタイムスタンプを付与する、データの加筆修正を行った場合に、修正したデータが残るまたは削除や修正が行えないシステムを利用する、訂正削除の予防に関する事務処理規定を設定しておく、この4つの方法のいずれかを採用しましょう。

真実性、可視性を確保する目的での要件ですが、前述した4つのうち1つをクリアしていれば問題ありません。領収書の形態に合わせて、取り入れやすい方法で保管しましょう。

電子帳簿保存法における改正後の
変更点4つ

事前承認制度が廃止された

書類のデータ管理移行の高いハードルになっていた事前承認制度の撤廃により、電子データを保存するための申請・承認が不要になりました。

ただし、データ化すれば何でもいいというものではなく、改正後においても電子帳簿保存法に適した方法で保存する必要があります。

要件としては、電子帳簿保存法に対応可能なシステムを導入済みであることと、社内規定の制定と周知済みであることが定められています。

改正前は、3ヶ月前までに管轄の税務署長の承認が必要でしたが、撤廃されたことにより企業側の手続きはかなり軽減されました。

タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプとは、どの時刻に電子データが存在していたのかや、改ざん等がされていないことなどを証明するサービスのことをいいます。

改正後は、スキャナ保存時の電子データに対するタイムスタンプ付与期間が、従来の3営業日以内から最長約2ヵ月と7営業日に延長されました。

さらに、書類の訂正・削除の記録が残って後から確認可能、もしくは訂正・削除不可のシステムを利用している場合においては、タイムスタンプの付与が要らなくなります。

検索要件が緩和された

電子データでの書類保存は、電子帳簿保存法において検索機能の確保が求められます。従来の方法では書類によって設定するべき検索項目が多岐にわたっていましたが、法改正後は「日付」「取引金額」「取引先名」の3つになりました。

検索項目が減少したことによって、業務の大幅な時間短縮につながるでしょう。

また、電子帳簿保存法に対応している書類管理システムを導入している、あるいは導入すれば、基本的に検索機能が実装されているため、さらなる時間短縮が図れます。

適正事務処理要件が廃止された

法改正以前では、スキャナ保存の際に適正事務処理要件が制定されていました。

以前、必要とされていた内容としては、「相互けん制（不正防止のため相互にけん制する体制を構築すること）」、「定期的チェック（年1回以上定期検査を行うこと）」「再発防止策（検査などで問題点が発見された場合、その原因究明や対応策を構築すること）」の3つです。

現在では、この要件は撤廃。社内での厳格な規定を制定しなくても、スキャナ保存が可能になりました。

領収書を電子保存する4つの
メリットとは？

検索や保管のしやすさ

領収書を電子データで保存することで、業務の効率化に大きく役立ちます。保存時に、検索性を付与できるため、欲しい領収書の情報にすぐにアクセスできるのがメリットです。

日付などの項目で検索性を持たせることは電子帳簿保存法でも決まっているので、電子化することでより簡単に対応できるでしょう。

また、保管スペースの確保が不要になるため、ファイリングの手間も要らずに物理的にも省スペースです。

紛失・改ざんの防止

紙で書類を保管する際には紛失や改ざんなどのリスクがありますが、電子保存することで予防できます。

電子化することでバックアップが取れるため、誤って紛失した際もデータの復旧が可能です。また、領収書原本を持ち出したりする必要がないため、紛失や破損などのリスクもなくなるといえるでしょう。

さらに、タイムスタンプや消去・改ざん防止の機能がついた管理システムを活用することで、セキュリティや真実性を担保することも可能です。

経費精算などの会計処理が
効率化できる

電子帳簿保存法を適切に遵守できる会計システムを導入すれば、これまで領収書の経費清算などにかかっていた時間を軽減できるため、業務効率化や人的コストの削減につながります。

さらに、領収書を電子保存することで原本を破棄できるので、精算時に突合作業が不要になる点もメリット。領収書の原本を確認せずにデータで閲覧できるので、テレワークなどの多様化した働き方にも対応できます。

管理コストも場所も削減可能

法人の場合、領収書は原則7年の保存期間が定められています。そのため、保管場所を確保しておく必要がありましたが、電子化での保存が可能になった今、領収書の原本自体を破棄することが可能になりました。

これまで保管場所として必要だったスペースや費用などを削減でき、さらに人的なコストも軽減できるでしょう。さらに、印刷コストや、ファイリングにかかっていた手間なども削減できます。

まとめ

領収書を電子帳簿保存法に適した方法で保管・管理する際には、法の遵守や法改正にも対応してくれる書類管理システムの導入がおすすめです。

単なる会計システムではなく、管理と保管も委託可能で、領収書の原本も保管してくれるサービスを利用すれば、さらに業務が効率的になります。

適切な方法で保管と管理を運用していくためにも、自社に合ったシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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