紙の契約書についての困りごと

こちらの記事では、「紙の契約書」を用いている場合に発生しがちな困りごとについて解説しています。例えば契約書を紛失した際、有効期限の管理が煩雑になっているなどさまざまな点を取り上げていますので、ぜひ参考にしてみてください。

契約書を紛失した場合の対処法

紙の契約書は、どうしても紛失のリスクがつきまといます。万が一契約書を紛失してしまったと考えられる場合、まず心当たりを探したり、周りの人に相談してみることも必要です。また、契約書がないと契約内容がわからずトラブルに発展する可能性もありますので、原本を探すと同時に社内にコピーが残されていないか、スキャンデータが残っていないかなども確認してみてください。

もし心当たりを探しても出てこない場合には、「契約書を紛失してしまった可能性がある」点をできる限り早いうちに社内で共有し、その後の対応について検討します。実際に契約書を紛失した際の対処方法としては、「契約書を再発行する」「正本や認証のある謄本の作成を行う」などの方法が考えられます。

契約書の有効期間が分からないとき

契約を締結する際には、その契約の種類によっては有効期間が契約書に明記されています。この有効期間については、契約書に契約の始期と終期を明確に決めた上で記載する場合に加えて、一定の確率以上で契約が継続するケースにおいては自動更新とする場合があります。

紙の契約書を扱う上では、契約の有効期限をきっちりと管理しておかないと、有効期間がいつの間にか終了していたり、契約期間が終了していたと思っていた契約が実は自動更新になっていた、などの状況になってしまう可能性も否定できません。そのような場合には契約書管理システムの活用によって、契約書が有効か無効かなどもスムーズに確認できるようになります。

管理委託契約書の管理方法

賃貸物件や分譲マンションにおける管理は、オーナーでは手が回らない、管理の知識がないなどさまざまな理由から管理会社に委託する場合もあります。このような管理委託契約において取り交わされるのが管理委託契約書です。

管理委託契約で委託できる内容は、入居者募集や集金代行、入金管理、設備の点検など多岐に渡りますが、委託する会社や利用するプランにより対応内容が変わってきますので、あらかじめ対応業務について確認しておくことが大切です。

秘密保持契約の管理方法

ビジネスを進める中では、自社が持っている秘密情報を相手の企業に開示する必要があったり、双方が情報を開示するといったケースがあります。しかし、万が一秘密情報が漏洩した場合には、大きな損害を被る可能性も考えられます。

そこで開示された秘密情報の流出を防いだり、対象となる秘密情報の目的外利用を防ぐ、また取引終了後などに情報が勝手に利用されることを防ぐといった目的で結ばれる契約が秘密保持契約です。この契約を締結する際には、秘密保持契約書の取り交わしが行われます。

この契約を締結することによって万が一情報漏洩が発生した場合のリスクへの対策が行えますし、情報流出防止に対する意識を高められるといったメリットがあるといえるでしょう。

業務委託契約の管理方法

企業などにおいて、業務の一部や全部を外部に委託する際に交わされるのが業務委託契約書です。業務委託書には、委託する業務内容や報酬、契約期間などの条件が記載されており、どのような内容の契約であるかという点を証明することを目的として作成されています。

業務委託契約を締結する際には、業務を委託する側・受託する側どちらの場合でも契約書の内容をよく確認して、提示されている条件が著しく不利なものになっていないかどうかを十分に確認する必要があります。また、業務を委託するにあたっては、内容に不足がないか、条件に問題がないかなどさまざまな面に注意しながら契約書を作成する必要があります。

さらに同じ会社などで複数の契約が存在している場合などについては、契約管理が煩雑になりがちです。そこで、契約書管理システムを導入することで契約の管理もスムーズに行えるようになるのではないでしょうか。

IT資産の台帳管理方法

企業では、サーバーやPC、ソフトウェアなどさまざまなIT資産を活用して業務を行っていますが、これらのIT資産はしっかりと管理することが求められます。IT資産の管理を行うことによって社内にどのような機器があるのかがすぐにわかるようになるため、無駄なコストの削減ができたり、紛失や不正な持ち出しを防げる、機器の入れ替え時期を判断できるなどさまざまなメリットがあります。また、ソフトウェアの使用についてはライセンスの不正利用を防ぐことにもつながります。

以上の点から、現在使用している管理システムが使いにくいと感じている場合には、システムの入れ替えを検討することによって、より効率的な管理を行えるようになる可能性があるといえます。

契約書の保管期間はいつまで？

契約書の保管期間は、会社法や法人税法、電子帳簿保存法といった法律によって定められており、その期間を守ることが必要になってきます。そこで問題になってくるのが「どのように保管するか」という点ではないでしょうか。

これまでは、紙の契約書を保管する方法が一般的に用いられてきましたが、この方法の場合保管スペースの問題や、紙の劣化の問題などさまざまなデメリットがあるといえます。また、そのほかの方法としてはマイクロフィルムで保管する、重要書類の保管サービスを提供している会社に委託する、電子契約書で保管するなどさまざまな方法があります。いずれの方法にもメリット・デメリットがありますので、よく検討しながら保管方法を選択することが大切です。

法務部の契約書リーガルチェックについて

契約書を作成する際や、取引先と契約を締結する場合には、法務部によるリーガルチェックを行うことが重要です。

リーガルチェックは、契約におけるトラブルを未然に防いだり、自社による法令違反を防ぐといった目的があります。また、契約書の内容を十分に精査することによって、万が一トラブルが発生してしまった場合においても、自社が想定外の不利益を被らないようにする目的もあります。場合によっては、自社にとって受け入れられない部分については取引先と交渉を行うなどの対応が必要になるケースも考えられます。

このように、法務部によるリーガルチェックは非常に重要な位置付けとなっているといえるでしょう。

契約書の原本回収管理

契約書の原本とは、契約締結の際に作成されたオリジナルの契約書のことを指しています。現在は、紙の契約書を用いるケースと電子契約を用いる場合がありますが、紙の契約書を用いる場合、原本には署名や記名、押印が行われています。また電子契約における契約書原本には、電子署名やタイムスタンプが付されています。

紙の契約を用いる場合には、契約締結時に原本回収を行う必要があります。この原本回収を行う際に、なかなかスムーズに返送が行われなかったり、どの契約書の原本が回収できたのかわからなくなってしまうなど、さまざまな課題が発生することがあるかもしれません。このような課題で悩んでいる場合には、契約書管理システムを用いることでスムーズに管理ができるようになるでしょう。

契約書のペーパーレス化・電子化

契約書をペーパレス化・電子化する方法には「システムを利用する」「PDFを利用する」という2種類の方法があります。このような方法を使用してペーパレス化・電子化を行った場合には、テレワークなど柔軟な働き方に対応しやすくなったり、コンプライアンスの強化につながる、省スペース化につながるといったようなさまざまなメリットがあります。

紙での契約書管理を行っている場合には、社内でも管理が煩雑になってくるケースがあります。このようなケースにおいては、契約書の電子化を行い、契約書管理システムの導入を検討することがおすすめです。ただし、契約書は重要な書類であるため、電子化やペーパレス化の要件を確認しながら慎重に進めていくと良いでしょう。