エクセルでの契約書管理方法

契約書管理を自社で行う場合、エクセルで管理するという方法があります。エクセルで契約書管理台帳を作成し、手入力と契約書の原本・電子保存で管理していくやり方です。実際の業務フローやエクセル管理のメリット・デメリットなどを紹介します。

エクセルで契約書管理を行う方法

管理部門・担当者の選定

エクセルで契約書を管理する場合、まずはどの部門で誰が管理するかなどのルールを決定します。今後エクセルで管理を続けていく上での導入フローに必要となる契約書の整理、さらに入力作業を誰が担当していくかなどの管理体制を構築することが必要不可欠です。

部門や担当者の決定段階では、管理システム作成のためのルールは草案に留めておくことをおすすめします。

草案の内容には、エクセルによる契約書を管理する部門内の権限範囲や担当者それぞれの業務の分担などを明確に文書化しておくといいでしょう。導入後スムーズに業務を始められるよう、早めにルール設定をしておくことが大切です。

契約書の全体把握

管理部門や担当者が決まったら、社内の契約書を把握してどの書類を管理するのかを決めます。どの部署になんの種類の契約書があるのか、何通くらいあるのかを把握し、作業の見通しを立てましょう。

一元で管理していく場合は、契約書の原本を遠方の各部署から発送してもらう必要もありますが、その際は書留郵便や機密書類送付可能な宅配便などを使って安全に到着するよう手配することが大事です。

スタート時すでに膨大な量の契約書がある場合は、一旦これから作成する契約書のみ管理する土台を作ってしまい、契約書管理が軌道に乗ってきてから過去の契約書を遡って管理していくというのも一つの方法です。

過去の契約情報を把握していくことは実務に役立つことも多いので、うまく管理していくこともスムーズな業務のポイントになります。

管理する項目の
決定・契約書管理台帳の作成

エクセルで契約書管理台帳を作成する際は、あらかじめ管理する項目を決定しておきましょう。管理項目は、自社の業務内容に応じて必要な科目をカスタマイズしておくと便利です。

管理項目の例としては、契約締結日、契約書タイトル、会社名、整理番号、契約書の種類、契約書原本の郵送日や電子契約の送信日、有効期限や更新の期間、担当部署と担当者、機密保持条項などの有無、契約金額といった項目が挙げられます。

何に対しての契約書なのか、どの会社との契約なのかをわかりやすく管理するのがおすすめです。独自の整理番号を設定しておけば、後々社内での管理もやりやすくなるでしょう。

管理台帳に記載する項目が決定したら、エクセルで契約書管理台帳のテンプレートを作成しておくと作業がスムーズに進みます。

契約書管理台帳への入力や書類の
保管・スキャンによる保存

契約書管理台帳のテンプレートが完成したら、いよいよ必要項目に契約書の情報を入力していきましょう。テンプレートに記載されている各項目に、情報を手作業で入力していきます。

同時に契約書自体の保管作業も必要です。紙の契約書原本は、設定した整理番号をもとに書類整理して保管します。電子化する場合は、契約書自体をスキャンしてデータ管理しましょう。

ファイル名に整理番号や契約書名、締結した日などを入れておくと管理しやすいです。その際は、データ名のルールもきちんと設定しておくと並べ替え整理も簡単になるでしょう。

契約書管理ルールの設定・周知

契約書管理の導入が決まり、管理方法など導入後の業務フローが決まったら、取扱規定や文書管理の規定などのルールを制定し、その内容を文書化しましょう。

担当部署・担当者はもちろんのこと、社内の誰にでも理解できるよう明確なルールにします。作成したルール・マニュアルは、業務関係者全員に伝わるようにしましょう。

必要に応じて、関係者向けの説明会や業務研修などの場を作り、管理ルールの周知をしっかりとおこないます。業務フローや取扱方法をきちんとルール化して文書にしておくことで、担当者が変わることになっても引き継ぎなどがスムーズです。

より業務効率化できる
原本保管可能な
契約書管理システム3選

エクセルで契約書管理をする
メリット・デメリット

エクセルで契約書管理するメリットは、低コストで始められることや、項目設定の自由度が高いことなどです。

エクセル操作に慣れ親しんだ人であれば、特に複雑な数式やマクロなどを組まなくても、容易に管理台帳テンプレートを作成できるでしょう。

一方デメリットとしては、手動でおこなうことによる誤入力や記入漏れ、情報漏洩・改ざんのリスク、データとしてのわかりづらさなどが挙げられます。同時編集などが難しく、属人化しやすいのもデメリットと言えるでしょう。

管理しやすく、さらにわかりやすいデータとして保管したり、誰でも簡単に検索やデータを取り出したりしたい場合は、契約書管理を代行してくれるシステムの導入がおすすめです。