契約書の有効期間が分からないとき
有効期間が定められている契約を締結する際には、いつまでその契約が有効なのかを管理していく必要があります。そこでこちらの記事では、契約の有効期間とはという点について、また有効期間の管理についてご説明していきます。
契約の有効期間とは
多くの契約書には契約期間（有効期間）が定められています。これは「その契約がいつからいつまで有効なのか」を示していますが、契約によっては固定の期間を示しているものもありますし、自動更新となっているもの、また「契約を解除するまで」としているものもあります。
例えば業務委託契約や賃貸借契約、秘密保持契約、ライセンス契約など、継続的な取引についてルールを定める契約を締結する場合には、契約に関する期間を定める必要があるといえます。
契約期間に関する条項がある
有効期間条項
有効期間条項とは、具体的な契約期間がいつからいつまでなのかを明確にし、契約における義務が存在するかしないかなどのトラブルを防ぐとともに、契約期間に期限を定めることで取引の管理をしやすくするための条項です。
例えば、1回限りの取引で継続的な取引が想定されない契約においては、有効期間条項が出てくることはありません。しかし継続的な契約で期間の定めがない場合、契約に基づく権利義務がいつまで続くのか不明確になることから、トラブルの原因になる可能性が考えられます。このようなリスクをなくすためにも、契約期間を定める必要があります。
なお、契約期間の定め方には「本契約の期間は、XX年XX月XX日からZZ年ZZ月ZZ日までとする」のように契約期間の始期と終期を特定する方法と、「本契約の期間は、契約締結日から1年間とする」のように、契約期間の始期と始期からの期間を定める方法の2通りが主なものとして用いられています。
自動更新条項
契約期間の更新は、通常当事者同士の合意により行われます。しかし一定以上の確率で契約更新が見込まれるケースにおいては、手続きの簡略化のため自動更新条項を設ける場合もあります。
法律上の原則に基づくと、契約期間を伸ばす際には新たな契約期間について合意を行いますが、その場合には契約書の取り交わしなどが必要となり、コストも発生します。以上から、その契約を長期的に継続させる可能性がある場合、あらかじめ自動更新条項を設けておけば、更新について改めて合意したり再度契約の締結を行わなくて済みます。
ただし、契約締結の際に自動更新条約を定めていたことを失念してしまうと、「失効していると考えていた契約が実は更新されていた」という事態になってしまう可能性があるため、契約期間をしっかりと管理しておく必要があります。
契約書の有効・失効の区別がつかないとき
紙の契約書の場合には、その契約の有効期間についてきちんと管理していく必要があるといえます。管理を怠ってしまった場合には、有効だと思っていた契約が既に有効期間が切れていたり、自動更新となっている契約についても更新期限を見逃してしまう可能性も考えられるでしょう。
このような状況を回避するためにも、契約書の有効期間の確認などを効率的に行える体制を整えておくことが大切といえます。そこで活用したいのが契約書管理システムです。こちらのシステムの導入によって契約書が有効か失効しているのかすぐに判断できるようになりますので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
