契約書管理システムの費用対効果を考える

契約書管理システムを導入する際には、どのくらい初期費用がかかってくるのでしょうか。

システムの導入には、使用する企業の環境に合わせたサービスを提供している会社であることに加えて、適切な費用体系のものを選ぶことが大切です。

今後そのシステムを使って契約書管理を運用していくためには、あらかじめ、導入・運用の両方において費用把握が重要。ここでは、どこにどのような費用がかかるのかを解説します。

契約書管理導入コストの内訳

契約書管理システム導入コストにはいくつかの内訳があり、それを総合した金額が初期費用になります。ここでは、それぞれの内訳についてどのような内容なのかを確認していきましょう。

システムの導入にかかる費用

クラウド型や電子契約ができる契約書管理システムを導入する場合、主に月額での利用料と契約件数による従量課金などの料金体系になります。

従量課金制の場合、当然のことながら件数が増えれば増えるほどコストがかかってくるので、管理する契約書の量によっては月額使用料の方が安心して利用できるでしょう。

導入初期費用に関しては、サービスを提供している会社によって異なりますが、多くはどんなオプションを付けるかなどによって上下するようです。

導入コストの削減も大切ですが、自社の課題や業務効率化において必要な機能を初期段階からつけられるかどうかや、後々費用がかさむ可能性はないかをしっかりと確認することをおすすめします。

過去に締結した紙契約書のPDF化
（スキャニング）にかかる費用

過去に紙の契約書で締結したものをスキャニングするためにも、費用がかかります。書類をスキャンしていくだけの単純作業ですが、当然のことながら人的コストがかかります。

例えば、作業1時間あたり2,500円と仮定した場合、3,000件の紙契約書をスキャニングするためには、300時間以上の時間と約83万円もの人的コストが必要です。

また、スキャニングする際の注意点として、書類自体の取り扱いを丁寧にすることなどが挙げられます。文字や陰影の欠損がないように、スキャンした画像を検査しながら進めていきましょう。

特に契約書においては、スキャン時、書面に影響が出ると、情報の改ざんを疑われかねません。さらに、画像サイズやファイル名の付け方などをルール化しておくことも大切です。

システムに登録する管理台帳
（インデックス）作成にかかる費用

紙の契約書をただスキャンしてPDF化しただけでは、管理できる状態になったとは言えません。契約書から項目となる情報を抜き出し、契約書管理台帳としてインデックスデータにする必要があります。

きちんとルール化した情報をインデックス化するため、入力作業などの人的コストがかかります。もし、作業1時間あたり2,500円とした場合、3,000件のPDFからデータを抜き出してインデックス化するための時間は400時間以上、人的コストは約100万円です。

管理する契約書の量によってはかなりの時間を要するため、導入までのスケジューリングを制定しておくのがおすすめです。また、インデックス化の際の項目や名前の付け方もルール化しておかなければ、後から作業のやり直しが起こる可能性があります。

システムへのデータの投入
（セットアップ）にかかる費用

スキャニングして作ったPDFファイルや、それを基に作成したインデックスデータを確認したら、それをシステムに投入します。

一例として、作業1時間あたり2,500円で計算すると、システム投入にかかる時間は4時間程度、人的コストは約1万円です。ここまでで出てきた金額を合計すると、約214万円という結果になりました。

この金額は、時間に換算すると、毎月14.27時間削減できて初めて費用対効果が得られます。逆に、月14.27時間以上契約書管理に時間や人員を割いているのであれば、契約書管理システムを導入することで、作業効率もアップすることでしょう。

まとめ

契約書管理システムは、それぞれの企業の使い方によって適した費用体型のものを選ぶことがマストです。費用のことを気にせずに安心して長く利用していきたいなら、定額料金制のものを選びましょう。

初期費用に関しても、選ぶサービスや管理する契約書の数によって大きく異なります。社内でリソースを割けない場合は、外注などの利用も積極的に検討してみましょう。

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