電子帳簿保存法で定められている保存期間
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書類をどのくらいの期間保存しておかなくてはいけないのかは、電子帳簿保存法で定められています。
決められた保存期間をきちんと守るためには、それぞれのケースでどのくらいの期間で保存義務が課せられているのかを把握しておく必要があります。
このページでは、電子帳簿保存法で定められた書類の保存期間について紹介します。
そもそもの帳簿類の
保存期間について
保存が必要な期間について、税務上では、個人・法人に関わらず、帳簿書類は7年間保管することが求められています。
電子データについても同様に、7年間の保管が必要です。期間は、その事業年度の確定申告書提出期限の翌日から数えた7年間とされています。
個人事業主の場合は、白色申告と青色申告の2パターンがあります。白色申告の場合は、帳簿のうちの任意帳簿及び書類の保存期間は5年となり、青色申告の場合、書類のうち決算関係書類及び現金預金等取引関係書類のいずれにも該当しない書類の保存期間は5年と定められています。
電子データの保存の場合
電子帳簿保存法の要件を満たしたうえで電子データを保存する場合、紙と同じく7年間の保存義務が発生。法人が電子取引によるやり取りをした場合も同様に、保存義務の期間は7年間です。
ただ、電子データの保存記録を紙で出力して保存しているケースでは、電子データの保存は不要。なお、欠損金の繰越控除を受ける場合は、法人の場合最長で10年間の保存が必要です。
個人事業主に関しては、繰越控除は3年以内なので、10年間保存をする必要はありません。
元が紙の書類の保存期間について
元々は紙で作られた書面をスキャンして電子化保存するケースの場合、従来では紙の方の保存期間は1年以内とされていました。
その理由としては、領収書や請求書を電子化した後、定期検査を年に一度実施することが法律で定められていたからです。
2022年の改正によって、電子化後の定期検査が廃止されたので、正しい方法で電子化された後の元データはすぐに破棄してもいいことになりました。
ただ、破棄するには、要件として定められたタイムスタンプの付与や、訂正・削除などのログが残るクラウド管理システムなどを利用していることが前提となっています。
保存義務の期間が過ぎた後の対応
紙で保存している書類は、保存期間が過ぎた後にシュレッダーなどで情報を読み取れない状態にしてから破棄することが一般的です。電子データで保存しているものは、復元することができないようにソフトウェアを使用してデータの完全削除をする方法があります。
保存期間は税法上のものなので、削除を求められる個人情報など以外の書類に関しては、期間をすぎて保存していても大丈夫です。
帳簿や決算書など経営に関わる書類などは、破棄する必要もなく重要な経営情報のため、必ず処分しなくてはいけないというものではありません。
まとめ
契約書などの保存期間をきちんと守るため、管理・保管がしやすくなる契約書管理システムの導入がおすすめです。原本の保管を委託できるサービスを選べば、更なる業務効率化につながります。
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