電子帳簿保存法における契約書の扱い

電子帳簿保存法のうち、契約書は「スキャナ保存」か「電子取引」のどちらかに該当する書類です。

契約書のうち、過去に契約した紙の書類を電子化することにおいては「スキャナ保存」、新規での電子契約を今後結びたい場合は「電子取引」の要項を満たす必要があることをご存じでしょうか。

この記事では、電子帳簿保存法における契約書の扱いについて、それぞれの違いなどを解説していきます。

契約書を電子帳簿保存法に
対応させる方法

どの種類の契約書が
電子化可能なのか確認を

契約書類などのデータ化管理を進めるにあたり、どのような種類の契約書が電子化可能なのかを確認しておきましょう。取り扱っている契約書のうち、電子化できない契約書が存在することも念頭に置いておかなければなりません。

法改正が進み、多くの契約書において電子化が認められていく流れですが、「公証人の面前で作成する必要のあるもの」「対面で取引が行われるもの」「国際条例に関連するもの」「書面での証明や押印が必要になるもの」この4種類の契約書においては、電子化が不可です。

不動産関連や海外との契約などは、書面での契約締結が必要となるものも多いのが現状です。これから、どんどん電子化可能な契約書の種類が増えていくことが予想されているため、社内で取り扱う契約書についての知識や情報は、常にブラッシュアップするようにしましょう。

運用・ルールの策定

契約書管理システムのサービスを選定したり導入準備をしたりすることと同時に、社内での運用ルールをきちんと制定しておくことも大切です。

電子帳簿保存法に適用するように運用していくことはもちろんのこと、社内での文書管理や印章管理などの規定において変更が必要になるケースも存在します。

文書管理規定というのは、社内の文書において取扱のルールや保存の仕方などを定めている規定のこと。印章管理規定は、会社で取り扱う印章の管理ルールについて定めた規定です。

電子署名管理規定には、印章管理規定の内容を流用できないことがあるため、電子契約化を進める上では、電子署名管理規定などが必要になる場合もあります。

契約書管理システムの導入

契約書管理システムを導入する場合、それぞれのサービスについて利用方法などを確認しておきましょう。電子契約サービスでは、今後の契約を電子帳簿保存法に適した方法で締結できるだけではなく、過去の契約書のスキャナ保存に対応してくれることがあります。

また、過去の契約書の管理や、今後も紙の契約書で締結する場合は、電子契約サービスを利用せずスキャナ保存サービスだけを利用するという方法も。

契約書をスキャニングしてデータ読み取りを代行してくれるため、業務の効率化も上がり、契約書以外の書類も電子帳簿保存法に適した方法で保管が可能です。

取引先への周知・案内

電子契約をはじめとした電子取引は、自社内だけの問題ではなく取引先の同意が必要です。そのため、事前の確認や周知・案内が欠かせません。

また、契約の内容においては電子での取引が認められていないものもあるため、全ての取引先と電子契約を結ぶことはまだできないということが現状。そのため、どの取引先とのどんな契約は電子化可能なのか、また電子化不可の契約を結ぶことが多い取引先はどこなのかなど洗い出しておくことが重要になります。

今後、電子化取引を行いたい取引先には事前に対応可否を確認しておき、周知と案内の協力をお願いしましょう。最終的には、取引先に合わせて紙と電子それぞれの契約書を結ぶ流れになります。社内においても紙と電子どちらも対応できる業務フローを制定しておくことが大事です。

まとめ

契約書の取り扱いを電子帳簿保存法に適応させていくにあたって、改正や適切な契約書管理の最新情報にも対応可能な契約書管理システムを導入するのが、省人化や属人化、作業効率アップのための近道。

書類の原本を保存してくれる管理サービスであれば、更なる業務の効率化が期待できるため、積極的な導入検討をおこなっている企業が増えてきています。

契約書や書類の管理を代行してくれるサービスを上手に使って、今後の法改正や電子帳簿保存法への対応を行いましょう。

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