契約書の保管期間はいつまで？
こちらの記事では、契約書の保管期間に加えて保管方法についてまとめています。最近契約書の保管スペースが足りなくなってきたなどの課題を抱えている場合には、ぜひこちらの記事を参考にしてみてください。
契約書の保管期間
会社法が定める保管期間
会社法は、会計帳簿の作成と保存に関するルールが定められている法律です。この会社法によれば、株式会社の「事業に関する重要な資料」にあたる契約書の保存期間については10年と定められています。
法人税法が定める保管期間
企業が行う納税に関するルールを定めているのが「法人税法」と呼ばれる法律です。この法律においては、契約書の保管期間は7年と定められています。この契約書・文書には、取引先と取り交わした契約書に加えて、領収書などの証憑類や帳簿なども含まれています。
ちなみに、この「7年」の起算日は、契約書の作成日ではない点に注意が必要です。「作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から2月を経過した日」と定められている点に注意が必要といえるでしょう。
電子帳簿保存法が定める保管期間
電子データとして作成した帳簿や契約書の保管に関するルールを定めた法律が「電子帳簿保存法」です。契約書や帳簿書類は原則として紙での保管が義務付けられていますが、一定要件を満たしている場合には電子データでの保存が可能となります。
この法律においては、契約書を電子的に作成や保存を行う場合でも、保管する期間については紙の場合と同様のルールが定められています。すなわち、会社法で10年、法人税法では7年の保管期間となります。
契約書の保管方法
紙で保管
契約書を原本または紙のコピーの形で保管する方法であり、多くの企業で用いられてきた保管方法です。こちらの方法は、キャビネットなど保管場所を確保する必要がある点、また紙での保管を行うと時間の経過によって劣化していく点などがデメリットとして挙げられます。
さらに契約書内容を確認したい場合なども、該当の契約書を探すのには時間がかかってしまうことがありますし、担当者の不注意などによる紛失リスクもあります。
マイクロフィルムで保管
契約書を撮影し、書類を縮小して記録できるマイクロフィルムに記録した形で保管を行う方法です。この方法は新聞の縮小版や歴史的な文書の保存に使用されてきた方法であり、紙と比べると長期の保存ができる点が特徴といえます。また、小さなサイズに縮小できるため、保管スペースも紙と比較すると少なく済みます。
ただし、マイクロフィルムの作成や読み取りには専用の機器が必要であること、さらに定期保守が必要であること、保存環境の維持を行う必要がある点がデメリットとして挙げられます。
外部機関に委託
重要書類の保管・管理を行うサービを提供する会社に契約書の保管を委託する方法もあります。専用倉庫を使用するなどのサービスもあり、セキュリティ面や防災に関する対策についてメリットが得られます。
ただし、外部への委託となるためにコスト面がデメリットとなる可能性もあります。依頼する書類の量によってコストも変わってきますので、利用する場合にはどの書類の保管を依頼するか検討する必要があるといえます。
スキャンしPDFで保管
紙の契約書をスキャンしてPDFの形で保管する方法もあります。こちらの方法を使用する場合には、必要な契約書を探しやすくなること、原本破棄が可能な場合には紙の契約書を保管するスペースが不要になるといったメリットが考えられます。
ただしスキャンの手間がかかることや、ファイル名のルールを徹底することが必要である点に加えて、アクセス権限の管理を行って必要な人物のみ閲覧できるように設定しておく必要もあります。また、紙での保管が必要な書類もあることや、万が一トラブルが発生した際にスキャンしたデータのみでは証拠力が弱くなるリスクも考えられるため、完全に紙での保管をなくすのは難しいと考えられます。
電子契約書で保管
こちらの方法では、契約締結時に電子契約を導入して、電子契約書として保管します。
この場合、紙での契約書を作成せずに電子データでの契約書を使用して契約の締結を行う点が特徴です。当然ながら、紙での契約書を保管したり管理したりする手間を省けます。
ただし、取引先が電子契約書を受け入れていない場合にはこちらの方法は使用できないため、まずは取引先の企業が対応可能かを確認しましょう。
契約書の保管スペースがなくなってきたとき
ここまでご紹介してきたように、契約書の保管方法にはさまざまな方法があります。多くの企業では紙の形で保管を行っているケースが多いと考えられますが、保管スペースの問題を抱えている企業もあるかもしれません。また、紙の状態で管理している場合には、会社に行かないと契約書の原本の確認ができないなどの問題が出てくる場合もあります。
このような問題を抱えている場合には、保管スペースも取らず、場所を問わず契約書の内容確認が可能となる契約書管理システムの導入がおすすめであるといえるでしょう。
