電子帳簿保存法における納品書の保存法
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国税関係書類の一つである納品書。電子データで保存する場合の方法や保存のポイントなどを押さえておくことで法に基づいた適切な保管が可能です。
この記事では、納品書の保存について、電子化のメリットや適切な取り扱いなどについて解説します。
納品書の電子保存方法
電子データで保存する
自社で作成した納品書の控えや、取引先から受領した紙の納品書と電子取引の納品書は、それぞれ電子データとして保存可能です。それらの納品書の保存方法について説明します。
自社で作成した納品書の控えの保存法
自社内で作成した納品書の控えは、紙で保存するか電子データで保存するかを選択できます。電子データとして保存する場合は、電子帳簿保存法で定められた規格に対応したスキャン機能のついているスキャナかスマートフォンが必要です。
また、タイムスタンプの付与で取引の時刻や文書の存在した日時などを証明しなくてはなりません。
取引先から授受した紙の納品書の
保存法
取引先から受領した紙の納品書も、自社内の控えと同様に紙もしくは電子データで保存します。電子データで保存する時には、電子帳簿保存法に対応した方法でスキャナ保存しましょう。
電子取引による納品書の保存法
オンラインショップや、メールなどで受領した納品書は電子取引データとして、電子データのまま保存することが義務付けられました。以前は、受領した電子データの納品書をプリントアウトして保存することも認められていましたが、法改正後の現在は、受領したデータをそのままで保存する必要があります。
紙で保存する
紙で保存できる納品書は、自社で作成した控えと、取引先から受領した紙の納品書原本の2種類になります。紙での保存は、書類を整理した状態でのファイリングや台紙への貼り付けなどの方法が一般的。
紙で保存すると、保管の手間やコストがかかり、書類を探す作業も時間がかかりがちです。普段の業務を効率的にしたり、保管のための費用や人的コストを抑えたりしたい場合は、電子データでの保存に切り替えたほうが良いでしょう。
納品書を電子化するメリット4つ
業務を効率化できる
納品書を電子データ化する際に検索項目を設定することで、必要な書類を必要な時にすぐ見つけられます。紙で書類を保存すると、丁寧にファイリングしていても書類が多ければ多いほど探す手間がかかるでしょう。電子データ化すれば、省スペース化が図れるだけでなく、省人化や省力化にもつながります。
コストを削減できる
国税関係の書類は、5～7年の保存期間があります。保存期間を過ぎる前に新しい書類を保管しなくてはならないので、当然、保管すべき書類はどんどん増えていくことでしょう。
保管スペースや管理のためのコストも、書類の量に応じて多くなってしまいます。
書類を電子化してデータとして保存することは、さまざまなコストを大きく削減するための近道と言えるでしょう。
書類の検索性がアップ
国税関係書類の電子化にあたり、電子帳簿保存法において「日付」「取引金額」「取引先名」といった3つの検索項目を設定することが求められています。
検索項目を設定することで、特定の書類を見つけることが楽になり、スピーディーに業務に反映させることが可能です。倉庫などで紙の書類を保管する方法よりも、簡単に目当ての書類を見つけられます。
書類の紛失や劣化の防止になる
書類は電子データ化して保管することで、紛失や破損のリスクを回避できるのもメリットの1つです。紙の書類は、書類自体の劣化や火災や自然災害などで原本ごと紛失や破損することもあります。
劣化した時に文字が読めなくなってしまっては、保管義務を果たすことができません。電子データ化することで書類を安全に保管できます。
まとめ
納品書はもちろんのこと、契約書や領収書といった国税関係の書類は、紙で保管すると膨大な量を管理しなくてはいけません。電子データ化して管理・保存することで保管スペースや管理にかかるコストなども削減できて、業務も効率的に行えます。
電子データ保存に移行しようと考えている方は、原本の保管も委託できる書類管理システムの導入がおすすめです。
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