Ofigo契約書管理

引用元HP：Ofigo契約書管理公式サイト
https://keiyakushokanri.jp/

テレワークでも自宅から内容を確認できる契約書管理システム、Ofigo契約書管理。契約書の一元管理、更新漏れを防ぐ期限管理、情報漏洩を防ぐ権限管理の3つを基本に、原本添付機能や検索機能、紐付け機能も搭載した契約書管理システムです。

ここでは、Ofigo契約書管理の契約書管理の特徴や導入事例を紹介します。

Ofigo契約書管理の特徴

Ofigo契約書管理は、テレワークやローテーション勤務との親和性が高い契約書管理システムです。契約書の電子化とクラウドシステムによって自宅から直接契約書を確認できるため、出社する必要はありません。

基本機能は、本社や支社で保存している契約書の一元管理、更新漏れなどのミスを逃さないための期限管理、情報漏洩を防ぐための権限管理の3つです。

その他、原本添付機能や検索機能や紐付け機能の搭載により、スピーディーかつ的確な契約書管理を実現します。利用料は月額払いのため、導入のハードルが低いことも特徴です。

Ofigo契約書管理の費用

• 公式HPに記載なし

Ofigo契約書管理の機能

• 一元管理＆共有
  社内に散在している契約書を一元管理して共有し、拠点や部門を越えて自席のPCからいつでも確認できます。
• 強力な検索機能
  全文検索、あいまい検索などの強力な検索機能を搭載し、逆検索やプレビュー検索などで手軽に検索できます。
• 自動メール通知、自動更新機能
  あらかじめ設定した日付と宛先に通知メールを自動配信し、期限切れの警告や営業フォローの促進が行えます。
• 原本添付機能
  原本など電子ファイルをドラッグ＆ドロップで簡単に登録でき、原本のファイルも素早く確認できます。
• アクセス制御
  権限に応じてアクセス制御ができ、閲覧や編集の可否を管理者側がコントロールできます。
• 契約書の台帳管理
• 契約書電子化
• 契約書のクラウド管理
• 契約書原本の倉庫保管

Ofigo契約書管理の導入事例

契約更新の自動通知機能が便利

契約の更新漏れを防ぐため、これまでは管理ツールから契約期限が間近なものを抽出しExcelでリスト化したものを、担当者より各部門へ展開し、契約更新可否の確認を依頼していました。

件数としては毎月数千件ほどで、月2回のタイミングで展開していました。今回Ofigoの「自動メール通知」機能により、1日単位で自動通知できるようになりました。

Excelから
スムーズに移行できたことが決め手

現状がExcelファイルによる管理ですので、やはりそこからスムーズな移行ができることは重要でした。また、もう少し大掛かりなシステムもそれはそれで魅力がありましたが、分かりやすさや利便性も考慮して決定しました。

在宅勤務やリモートワーク中に、自宅にいながら契約書を確認できるOfigo契約書管理。契約更新の自動通知や関連書類の紐付け管理など、業務をスムーズに進めるための機能が充実しています。Excelファイルから移行がしやすいため、現在Excel管理を行っている方にもおすすめです。

Ofigo契約書管理の会社情報

株式会社CIJは、システム開発及びシステム開発に関連するサービスを主な事業内容とする会社です。1976年に設立されて以来、公共や金融分野などの社会インフラから、情報・通信、製造産業・サービス業界に至るまで、多岐にわたるシステム開発の実績を築いてきました。Ofigo契約書管理以外にも、福祉総合システムの「SWING」やサービスロボットの「AYUDA」、統合マスタ管理システム「J-MDM」など14の製品（2023年1月時点）をラインナップしています。