適切な契約書の管理方法とは

契約書管理には、契約書を誰がどこで保管するのかという選択肢において、「集中管理」か「分散管理」の2つが挙げられます。

1つめの集中管理の方法としては、本社で一括しての管理、シェアードサービス部門（管理部門など）を作っての管理、外部倉庫での管理の3種類があります。

本社で管理する場合は、本社に保管するスペースを確保する必要があります。一般的には、総務部、財務部、法務部のどれかで管理している企業がほとんどでしょう。シェアードサービス部門での管理とは、管理業務をまとめて一か所で扱う部門を作り、集中管理すること。少し規模が大きい企業では、この形式で管理することが多くあります。そして、外部倉庫での管理は、スペースの確保が必要なくなるのがメリットですが、原本をすぐに確認するのが困難になるデメリットも。

2つめの分散管理とは、各部署や事業所ごとに契約書を分散して保管することです。ただ、管理が属人的になってしまったり、本社で事業所の契約書を把握することが難しかったりすることがあるでしょう。

いずれにせよ、契約書保管のための労力やコスト、保管場所の確保などが必要になりますが、契約書管理システムを導入することで、一元管理がしやすくなり、省人化や省スペース化ができます。

エクセルでの契約書管理方法

エクセルで契約書管理台帳を作成し、自社内で契約書を管理していくシステムについて紹介しています。エクセル上で契約書を管理する際のやり方や、導入開始までの業務フローなどを解説。台帳を作成した後の管理方法や、契約書の保管方法、社内への管理ルール周知方法などにも触れています。

また、導入が簡単かつ無料である反面、属人的になりやすく、管理面で問題が起きやすいことなど、エクセル管理によるメリット・デメリットなどもチェックしておきましょう。

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契約書保管の注意点

契約書を保管する際の注意点や、してはいけないことなど、紙契約書の保管方法のポイントの他、紙契約書の効率的なファイリング方法などもご紹介します。後から契約内容を確認しやすいファイリング・保管の方法や、のちにトラブルを引き起こしにくい適切な保管方法などを確認してみましょう。

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契約書管理のリスクを紹介

紙でできた契約書は、書類保管中のトラブルや人的ミスを未然に防ぐことが管理のポイントです。

取引先との安全な契約を守るためにも、契約書の適切な管理・保管方法の確立は欠かせません。ここでは、契約書を管理・保管する際に起こりうるリスクの可能性や、適切ではない管理方法によって引き起こしやすいトラブルなどについて解説します。

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