契約書保管の注意点

契約書の原本は、丁重に保管しなくてはいけない上、きちんと整理された状態でファイリングしなければいけないなど、とてもデリケートな書類です。

保管方法や、後から検索しやすいファイリング方法など、その会社ごとに合った方法で管理していく必要があります。ここでは、紙で締結した契約書原本の管理方法や、効率的なファイリング方法をご紹介します。

紙の契約書保管時の注意点

契約書の原本は傷つけてはいけない

契約書の原本は、クリアポケットに入れてファイルに綴じていく方法やクリアファイルに入れてボックスなどに保管する方法が一般的。その理由は、紙でできた契約書原本に傷をつけずに保管する必要があるからです。

契約書原本には、製本されていることや押印されていることに改ざん防止の効力があるため、そのまま保管することが必須。パンチで穴を開けて文字や印影を確かめられないことや、製本を解いていることで、契約の解釈に影響があったり改ざんの主張をされたりすることに繋がりかねません。

契約書の保管は安全性が高い場所で

契約書は、裁判などでも証拠として使用されるとても重要な書類です。会社や取引先の権利や義務、請求権などが記載されているため、持ち出しや改ざんなどの危機からしっかりと守る必要があります。

契約書の保管場所は、施錠できることはもちろん、災害などの喪失リスクを防ぐため防火対策もきちんとおこなえるところを選びましょう。火災対策だけではなく、水没の危険性がある地下や1階には保管しないという工夫も大切です。

一般的に五十音順か
締結（受領）順に綴じる

契約書の原本は、契約相手の名称を五十音・アルファベット順に綴じるか、締結日順で綴じるかのいずれかで保管されることが一般的です。

五十音順で保管すると1つの企業との契約書が全てまとまっていることや、企業名を探しやすいことなどがメリットです。デメリットとして、ファイリングすることが面倒だということが挙げられます。

締結日順の場合、受け取り順でどんどん1つのファイルに綴じていけることがメリットです。ただし、契約書の検索性が落ちるという点がデメリットと言えます。

スキャナ保存した後も
原本は保存するのがおすすめ

契約書原本をスキャンして、全社共通で閲覧できるサーバーなどに保管しておくことで、必要な人がいつでも内容を確認することができます。

データ管理なら原本を管理している部署に確認依頼を出して負担をかけることもなく、必要な時にすぐ内容確認できるので、原本自体を見る機会も無くなってくるでしょう。

ただし、見る機会が無くなってしまうからといって、原本を安易に破棄することはおすすめできません。

紙の契約書をスキャンで保存した後に、原本を破棄する場合、電子帳簿保存法の要件を満たさなければならないという条件があります。さらに、原本がないことは、裁判になった場合に不利になることも考えられます。

契約書を効率的に保管するには

企業やサービスの名称順に
ファイリングする

契約を締結した相手である企業名やサービス名などと言った、名称や名前順にまとめてファイリングする方法です。

五十音順やアルファベット順に並べることで検索性が上がり、なおかつ1つの企業やサービスにまつわる契約がまとまって綴じられているため、確認しやすくなります。

ファイリングの際に手間はかかりますが、後から確認する際に非常に見やすくなるところがメリットです。

業務内容ごとにファイリングする

契約書のテーマ、内容を基準に分類してファイリングする方法です。

例えば、複数のサービスを展開している企業の場合、サービス内容や業務内容別に分けて整理することなどが挙げられます。企業名やサービス名ではなく、業務内容ごとに検索する方がスムーズな場合などに便利な方法です。

業務内容ごとに分けたあと、さらに五十音順や締結日順でソートする方法もあります。

案件ごとにファイリングする

案件ごとに、そのプロジェクトに関する契約書などをまとめてファイリングする方法です。

契約書だけでなく案件にまつわる文書なども同じ分類で管理するため、1つのプロジェクトが大掛かりなものである場合などに有効な方法と言えます。

数字ごとにファイリングする

契約書を締結した日付や、年度ごと、半期ごとなどの区切り、契約書番号などの数字で分類してファイリングする方法です。

名称別とは異なり、締結した時期や有効期限などの日付管理がしたい場合に有効な方法と言えます。いつどんな契約書を締結したのかや、契約書番号などが台帳できちんと管理されていれば、検索性もかなり上がります。

より業務効率化できる
原本保管可能な
契約書管理システム3選

まとめ

契約書原本の保管方法や、ファイリング方法などをご紹介しました。原本の管理は非常にデリケートな上、自社内で管理システムを確立するには時間も労力もかかります。

今後、電子管理の主流化がますます進むことを考えれば、面倒な契約書管理を代行してもらえるシステムを導入するのも1つの手です。

導入費用がかかることが多いものの、保管場所を気にしたり、契約書原本を丁重に扱ったりしなければならない労力やコストからも解放されることでしょう。