契約書の原本回収管理

こちらの記事では、契約書の原本回収管理についてまとめています。そもそも契約書の原本とはどのようなものなのかといった点についても紹介しています。原本回収がスムーズに進められない、という課題を抱えている場合は、ぜひ参考にしてみてください。

契約書の原本とは？

企業などにおいて契約を締結する際に、文書の両名義人が作成したオリジナルの契約書を「契約書の原本」と呼びます。この場合の原本は1通とは限らず、同一の契約書を2通作成するケースもあり、この場合は原本が2通あることになります。

紙の契約書の場合の原本

紙で契約書を作成するケースでは、契約を締結する当事者同士がサインを行います。この点から、紙の契約書における原本の場合には、通常印字された本文、記名欄に加えて手書きのサインや朱肉が残ることになります。

一般的に個人が契約の当事者の場合は署名（押印も行うケースが多い）、法人が当事者となる場合には記名＋押印で対応することが通例となっています。また、紙での契約書の場合は、原本はキャビネットなどに保管します。

電子契約の場合の原本

場合によっては、電子契約の形で契約書が取り交わされるケースもあります。この場合には、電子署名によって当事者が契約書にサインしたことを確認します。さらにタイムスタンプによって、契約書の改ざんが行われていないことを確認できます。以上から、電子契約の場合には、電子署名・タイムスタンプが付された契約書データを原本として取り扱います。

また、電子契約の場合の原本は、電子データのまま契約書の管理を行います。

契約締結相手から原本が返ってきたか分からないとき

紙の契約書を用いて契約を締結する場合には、原本回収をどうスムーズに行うかが課題となることがあります。例えば捺印後に取引先に送った契約書原本が返送されない点や、どの契約書の原本回収ができていないのかが確認できない状況が発生する場合もあるかもしれません。

このように、契約を締結した相手から契約書の原本が返ってきたのかどうかを効率的に管理したい場合には、契約書管理システムの導入がおすすめです。システムを活用することによって、どの契約書が回収済みか、また回収されていないものはどの契約書なのかを確認できるようになりますので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。