活文 Contents Lifecycle Manager

引用元HP：活文公式サイト
https://www.hitachi-solutions.co.jp/katsubun/sp/

活文 Contents Lifecycle Managerは、さまざまな機能で効率的に文書管理ができるシステムです。本記事ではシステムの特徴や、導入事例などをご紹介します。

活文 Contents Lifecycle Managerの特徴

どんどん溜まっていく膨大な契約書の中から、必要な書類を効率的に見つけたい、情報漏えいを防ぎ、セキュリティを確保した契約書の管理を行いたいといったニーズを満たす文書管理システムです。オンプレミス版とクラウド版から希望のサービスを選べます。

活文 Contents Lifecycle Managerの費用

公式HPに記載なし

活文 Contents Lifecycle Managerの機能

• かんたん操作
  ドラッグ＆ドロップにより簡単に操作できます。フォルダの移動もドラッグ＆ドロップで行えるので、契約書などの文書管理が容易です。
• 検索機能
  文書の名前やコメントなどの属性、文書中の文字列など、さまざまな条件で文書検索を行えます。詳細検索ではさまざまな条件を組み合わせた検索ができる点がポイントです。
• まとめて参照・印刷
  画面上に文書をドラッグして合わせると、ひとつの文書のようにして管理できます。それらをまとめて参照し、印刷できる機能です。

活文 Contents Lifecycle Managerの導入事例

ペーパーレス会議に求める環境をほぼ実現できた

私たち管理事務を行う側で変わったことといえば、まず資料作成の負担が大幅に減ったことに加えて、会議直前の資料の内容差し替えへの対応が容易になりました。なんといっても、印刷のための時間が必要なくなりましたから。
（中略）
また、会議後の資料回収については、現在は終了後にいったんデータを消去して、公開できるものだけをまた閲覧できるファイルに戻しています。こうしたセキュリティの確保も含めて、今回のシステムに求めていた環境はほぼ整ったというのが現在の感想です

必要な機能が網羅されている

導入前のデモ環境では、直感的に使えるかどうか、文書が検索しやすいかどうかを日々利用するユーザーの視点で重点的に評価。必要な要件は『活文』の標準機能でほぼ網羅されていました。パッケージの標準機能を生かした導入を選択すれば、開発期間を短縮し、将来的なバージョンアップのたびに作り直す煩雑さも避けられます。

業務効率化につながっている

このような契約書の一元管理は初めて利用するというお客さまが多く、他拠点の文書まで検索して、すぐに閲覧ができる便利さに高い評価をいただいています。 また、契約書を授受する際には送達表に属性項目を入れてスキャンするので、それらのデータを各社のシステムと連携することで社内業務の効率化にもつながっているようです

活文 Contents Lifecycle Managerの特徴まとめ

わかりやすい操作性と充実した機能で、効率的に契約書を管理できる文書システムです。iPadからの検索や参照にも対応しており、さまざまな端末で活用できます。社外に持ち出して使用できるため、訪問営業などの際にも便利です。

活文 Contents Lifecycle Managerの会社情報

株式会社日立ソリューションズの特徴

幅広いソフトウェアやサービスを提供している会社です。各々の製品は導入実績が豊富で、多数の大手企業が自社のサービスを導入しています。