契約書管理システム導入により解決できる課題

実際に契約書管理システムを導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。管理システムは、単に契約書を保管・管理しやすくなるだけではなく、セキュリティ面や業務の効率化などの様々な利点があります。

こちらのページでは、契約書管理システムを導入することによって解決できる課題を紹介します。

契約書を探す手間が省ける

契約書管理システムを使えば、締結した契約書をデータとして保管することができます。例えば、エクセルで契約書台帳などを管理している場合、事業としての規模が大きくなればなるほど文書検索に時間がかかってしまうでしょう。

しかし、クラウド式などの契約書管理システムを導入すれば、使用する端末を問わずにスムーズに契約書の内容を検索できます。

紙でできた契約書をファイリングして保管している場合などは、台帳の検索、原本を保管場所から探す、などの工程がかかってしまいます。

また、ファイル保管場所が他部署や他事業所にある場合などは、さらにロスタイムが増えてしまうでしょう。探す、取りに行くというマンパワーとしてのロスを、契約書管理システムで短縮することができるのです。

部署間での情報共有が簡単になる

管理する契約書の数が多くなればなるほど、管理のための労力やコストがかかります。また、部署や事業所が多い企業で契約書を分散管理していると、それだけ部署間での情報シェアが複雑になってしまいます。

さらに、契約書を管理している部署では、他部署からの契約書に関する問い合わせに多大な時間を割かなければならないことも。

契約書管理システムを導入して契約書を一元管理することで、契約書が増えても管理しやすくなり、他部署からの問い合わせにもスムーズに答えられます。データ管理しておけば関係者がスムーズに閲覧できるため、すぐに業務に取り掛かることができます。

高いセキュリティで安心できる
（リスクマネジメントにつながる）

セキュリティがしっかりしている契約書管理システムを導入することで、情報漏洩や改ざんなどのリスクマネジメントにつながります。

契約書を閲覧できる人を制限したり、閲覧するためのパスワードを設定したりできるため、第三者の閲覧を防ぐことが可能です。

使用する契約書管理システムによっては、閲覧だけではなくダウンロードやプリントアウトなどの制限機能がついているものもあります。

部署や個人での単位でもアクセス権を設定できて閲覧などのログも記録できるため、誰がいつ文書を閲覧・操作したのかも後から確認可能です。

更新日の管理が簡単で
各部署の負担を軽減できる

例えば契約書の有効期限などを自社内の体制で管理している場合、担当する人や部署がそれぞれの部署や担当者に確認しなければならないという手間がかかります。

一例では、契約書を管理している担当者が手作業で有効期限を確認して各部署に逐一確認していたという企業が、契約書管理システムの導入によって自動通知のメールで確認できるようになりました。

更新作業はメールを送られた担当者が各々でおこなえるため、契約書管理していた部署の負担が軽減できます。

多様な働き方ができる

契約書をクラウド上で確認できるシステムを導入していれば、社内にいなくても契約書の内容を確認できます。リモートワークや外回りなどの途中でも閲覧ができるので、契約書1枚を確認するために出社したり業務を止めたりする必要がありません。

なお、電子契約サービスや請求書などの書類を発行できるサービスなどの業務効率化ツールと連携させれば、さらなる効率アップにつながります。社員の多様な働き方をサポートすることにも役立つでしょう。

まとめ

契約書管理システムを導入することで、これまで社内でタスクとなっていた管理や保管の問題などを解決することができます。

そのなかでも、より効率化につながり保管場所を気にすることもなくなる、原本保管委託サービスが付帯しているシステムがおすすめです。契約書の閲覧や内容確認をスムーズにおこなえることで、さらなる業務効率化につながるでしょう。

また、クラウド上で内容を確認できるシステムを利用すれば、テレワークなどの働き方でも出社せずに契約書を閲覧できます。

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