契約書管理システムのクラウドとオンプレミスの違い

契約書管理システムには、インターネット上で契約書のデータを管理する「クラウド型」と、自社サーバにソフトウェアをインストールして使用する「オンプレミス型」があります。

どちらを選ぶにせよ、企業に合ったシステムを吟味することが重要。このページでは、それぞれの特徴やメリット・デメリットなどをご紹介します。

クラウド型の契約書管理システム

クラウド型の契約書管理システムとは、そのサービスを提供している会社が運営しているサーバーに構築されているシステムを、インターネット上で利用する管理システムのことを指します。

使いやすさや導入のしやすさなどから、多くの企業や組織で取り入れられている管理システムです。

クラウド型のメリット

クラウド型契約書管理システムのメリットは、導入するための初期費用が後述するオンプレミス型と比較すると安価であることが挙げられます。

また、システムをバージョンアップさせたり、メンテナンス作業が必要になったりすることもありません。保守費用もサービス利用料に含まれています。

クラウド上でデータを管理するため、社内やグループ会社間での共有など契約書内容の情報をシェアしたい場合も、特別な回線などは必要ありません。

クラウド型のデメリット

クラウド型契約書管理システムのデメリットは、インターネットに接続して利用する必要があることや、カスタマイズ性にはやや乏しいことなどが挙げられます。

契約書管理の運用方法をクラウドサービス側に合わせる必要があるため、自社内で独自のシステムを構築して使いたいという場合には不向きです。

社内・グループ内でのシェアがしやすく、契約書管理に人的コストや場所的コストをかけずにわかりやすく運用していきたいという人には、クラウド型契約書管理システムをおすすめします。

オンプレミス型の
契約書管理システム

オンプレミス型の契約書管理システムとは、自社で運用しているサーバーにソフトウェアをインストールしたものを利用する方法のことを言います。オンプレミス型の契約書管理システムは、機能性やセキュリティを重視したい企業に根強い人気があります。

オンプレミス型のメリット

オンプレミス型の契約書管理システムを導入するメリットは、カスタマイズ性が高く管理システムを運用側に合わせる必要がないところなどが挙げられます。

インターネットに接続せずにオフライン使用も可能なため、機密性の高い文書も安全に管理することが可能です。買い切りライセンスであることがほとんどなので、月々の利用料も発生せず、自社の業務内容に合わせてカスタマイズしたシステムを継続していけます。

オンプレミス型のデメリット

オンプレミス型の契約書管理システムのデメリットは、クラウド型の契約書管理システムと比べて導入のための初期費用が高価であることなどが挙げられます。

クラウド型と違って保守費用が料金に含まれていないため、サポートを受ける際に費用が必要です。バージョンアップする際やメンテナンスの際も、クラウド型と違いコストが発生します。

機密性の高い文書を社内だけで管理したいという場合や、カスタマイズ性の高いシステムを独自に取り入れたいという場合には、オンプレミス型の契約書管理システムが向いています。

まとめ

システム導入が比較的容易で、コストもかかりにくいクラウド型の管理システムを導入する企業が増えてきています。自社内やグループ会社内での情報シェアをよりスムーズにするためにも、クラウド型の契約書管理システムがおすすめです。

自社に合わせてカスタマイズをしたい場合や、機密性の高い書類が多い企業には、オンプレミス型がおすすめ。情報漏洩や管理のリスクを最小限に留めることができるでしょう。

契約書管理システムを提供している会社によって、様々な業務効率化支援機能があるので、自社の業務に合ったシステムを選びましょう。

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