電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存の方法

書類をスキャナ保存する際には、単にスキャンしてデータ化すれば良いわけではなく、様々な決まりがあります。電子帳簿保存法を守ったスキャナ方法のポイントを抑え、保存法に対応した書類の保管を実施しましょう。

このページでは、電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存の方法などをご紹介します。

スキャナ保存方法

データを検索できるようにしておく

令和3年度の税制改正により要件が緩和されました。スキャンした書類のデータは、「日付」と「金額」と「取引先」の要件で検索できるように設定することが求められています。

単にデータをスキャンして保存しているだけでは要件を満たさないため要注意。ただし、税務調査の際に求められたデータを即座に取り出せるように設定されていれば、上記3項目の組み合わせ検索ができなかったとしても罰則はありません。

履歴がわかるシステムや
タイムスタンプを利用する

電子でのデータ保存は、改ざんなどがおこなわれても分かりにくいという欠点があります。そのため、改ざんされていないということを証明するために、タイムスタンプの付与や削除や訂正などをおこなった際の変更履歴が残るシステムを導入しなくてはいけません。

真実性を担保するため、変更履歴がわからない場合はタイムスタンプが必須になります。一方、電子データの訂正・削除やその内容が履歴として確認できるシステムを導入していれば、タイムスタンプは不要です。

要件の解像度・階調を満たす
スキャナを用意する

書類をスキャニングで保存する場合、一定の基準を超えた画質で保存することが要件として定められています。解像度は200dpi以上、赤・緑・青(RGB)の階調が256階調以上であることが具体的な要件です。

書類をスキャナ保存するための要件を満たしたスキャナやスマートフォンを確認・用意しておきましょう。ただし、一般的な書類はカラーではなく白黒(グレースケール)での保存でも大丈夫です。

スキャナ保存のメリット3選

コストの削減

国税関係の書類は保存対象の種類が多く、なおかつ法人税法上で原則7年間保存しなくてはいけない義務があります。

そのため、保管する書類の量が膨れ上がってしまい、保管場所のために倉庫などを借りなくてはいけなくなるケースも少なくありません。

書類を正しくスキャナ保存することで原本を破棄できるので、保管場所を確保するためのコスト削減になります。さらに、原本の紛失リスクも防げるため、コスト面だけではなくセキュリティ面でも安心です。

効率化・生産性の向上

書類を電子データ化することで、業務の効率や生産性が上がり、保管・管理のための人的コストも削減できます。

スキャナ保存の場合、検索機能で該当の書類を即座に探し出せるため、ファイリングやタグ付けされた紙書類と比べると、業務の負担を低減させることが可能です。

メンバー内での共有もおこないやすいことや、検索性の高さ、紛失しにくさなどを鑑みれば、紙での保存よりも業務や管理がスムーズになります。

テレワークへの移行推進

近年では働き方の多様化が認められていて、テレワークなどの導入も進められています。しかし、経理部門での業務は、書類の現物確認や押印のためにどうしても出社が必要になることも多く、たった一枚の書類のために会社に行かなくてはいけないというケースも多々ありました。

書類のデータ化管理を行いペーパーレスのシステムを導入すれば、経理部門の業務もテレワークで行えます。書類の電子化管理で、社内全体の働き方改革が可能です。

スキャナ保存をする際の注意点2つ

スキャン後のタイムスタンプ付与

単に書類をスキャンしただけでは、保存法の要件を満たしたデータとして認められません。スキャン後、2ヶ月と7営業日以内に必ずタイムスタンプの付与を実施しましょう。

ただし、導入している書類管理システムにおいて書類の訂正や削除の記録が全て残る機能がある場合は、タイムスタンプ付与の必要はありません。

要件を満たす書類の保存方法として、「スキャン後のタイムスタンプ付与」、「もしくは書類の訂正・削除のログが残るシステムの採用」、このどちらかを必ずおこなっておきましょう。

不備のある画像は削除・訂正履歴を
保存する

スキャナで保存した画像は、解像度が200dpi相当以上であることが定められています。そのため、解像度の低いスキャンデータは要件を満たせない可能性があるので注意が必要です。

使用するスキャナやスマートフォンなどは、要件を満たすデータ作成が可能かどうかを必ず確認しておきましょう。ピントが合っておらず文字の判読ができない、書類の一部が切れている、などの画像は不備とされます。

さらに、スキャンデータを修正する際は、削除や訂正の履歴をシステムに保存しなくてはいけません。

まとめ

書類をスキャナ保存する際には、それなりの人的コストと労力がかかります。契約書などの書類管理を委託できるシステムの中には、スキャナ保存も含めて丸ごと代行してくれるものもあるため検討してみるのも一つの手。

さらに、原本の保管にも対応している企業なら、業務の効率化アップにもつながるので、紙と電子の両方に対応しているかや、原本の保管ができるかどうかも確認して、自社に適したシステムを選ぶのがおすすめです。

より業務効率化できる
契約書管理システム3選を見る