契約書を紛失した場合の対処法

紙の契約書を使用する場合、どうしても紛失のリスクがつきまといます。こちらの記事では、万が一契約書を紛失してしまったときの対応についてまとめています。

まず確認すること

契約書を本当に紛失したのかあらためて確認する

まずは「本当に契約書を紛失したのか」という点についての確認が必要です。例えば別のところに置き忘れてしまった、保管場所が変わった、他の社員が閲覧している、他の書類に紛れ込んでいる、外出先で置き忘れたなどの可能性が考えられます。

そのため、まずは自分の行動を振り返りながら落ち着いて探してみることが大切です。もし、心当たりがなければ周りの人に声をかけてみましょう。他の人に相談してみると、あっさりと見つかる可能性もあります。

紛失の可能性がある点を社内で共有する

思い当たるところを探してもどうしても見つからない、周りの人に聞いてみても誰も心当たりがない場合には、契約書を紛失した可能性がある、という点を上司に報告するなどして社内で共有することが必要です。

もし紛失を報告せず放置してしまった場合には、取引先とのトラブルに発展する可能性もゼロではありません。例えば、その契約書に取引先に納入する商品の数量や納期が記載している場合、契約書がないと何もわからなくなってしまい、指定の商品の納入ができずトラブルが発生する可能性があるといえるでしょう。

このようなトラブルを避けるためにも、できるだけ早いうちに社内で共有を行うことが重要です。

コピーの有無を確認

契約の締結段階までに、契約書のコピーを取っている可能性もあります。コピーがあれば契約内容の確認が可能になるため、契約書の紛失が考えられる場合にはコピー文書が社内に残されていないかを確認してみてください。

例えば稟議書などに、契約書のコピーを参考書類として添付するといったケースがあります。社内における契約締結時のフローを確認し、もし契約書のコピーを使用する部署があれば問い合わせてみましょう。

スキャンデータの有無を確認する

紙の契約書が残っていない場合でも、スキャンしたデータがどこかに残されているケースも考えられます。そのため、社内のデータを保存するフォルダ、また電子メールの履歴などを確認して、該当するデータが残されていないかを確認してみてください。

紛失した場合に行うこと

契約書の再発行

契約書を紛失した場合、契約書を再発行する方法があります。まず相手方に連絡し、当事者が合意した契約内容に基づき契約書の作成を行った上で、双方が署名と捺印を行います。このように自社の過失が原因で再発行する場合には丁寧に経緯を説明して謝罪を行った上で契約書の再発行をお願いするなど、誠意ある対応が必要となるでしょう。

また、契約書の再作成を行う場合には収入印紙の貼付が必要であること、バックデートを避けること、紛失した原本の優先劣後関係を明記するなどの注意点があります。

正本や認証のある謄本の作成を行う

自社でコピーを保管していた場合や、相手方で保管している契約書の原本のコピーを取らせてもらい、そのコピーを謄本（原本の記載内容の全てを写したもの）として取り扱う方法です。謄本には下記のように3つの種類があります。

• 正本：権限のある人物が作成した原本の写し
• 認証のある謄本：権限のある人物が原本の内容と同じであることを認証した謄本
• 写し：認証のない謄本

上記のうち「正本」と「認証のある謄本」は、裁判で原本に準じるものとして取り扱われます。そのため原本を紛失した場合には、正本または認証のある謄本を作成して保管する方法も考えられます。ただし相手方の押印が必要な点、原本と比較した場合、裁判時の証拠書類としての証明力が劣る点などに注意が必要です。

単なるコピーを保管する

契約書の再作成や、正本や認証のある謄本の作成に相手方が応じてくれないといった場合には、単なるコピー（写し）をそのまま保管する方法しかありません。この場合、万一トラブルが発生した場合の証拠書類としては証拠力が弱く、自社が不利になる可能性がある点には注意が必要です。

見たい契約書がすぐに見つからないとき

こちらの記事では、万が一契約書を紛失してしまった場合の対処方法についてご紹介してきました。紙の契約書の場合には、どうしても紛失のリスクが発生します。また、契約書の内容を確認したい時に探すのに手間がかかるといった面もあります。

このような課題を解決するために導入を検討したいのが契約書管理システムです。システムの導入によって契約書の紛失を未然に防げますし、見たい契約書をスピーディーに探し出すこともできます。契約書の管理をスムーズに行いたいと考える場合には、ぜひ契約書管理システムの導入を検討してみてください。