電子帳簿保存法を守らなかったときの罰則
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2022年1月に電子帳簿保存法の改正施行で条件が緩和されたことから、書類を電子管理に移行し始める企業が増えてきています。
その際、法改正がどう影響するかや、電子帳簿保存法を守らなかったときに起こりうる罰則について、あらかじめ知識として頭に入れておいた方がいいでしょう。
このページでは、電子帳簿保存法を守らなかったときどのような罰則があるのかを解説します。
青色申告の承認を取り消される
正しい方法で国税関係の帳簿書類を保存していない場合、最大65万円の特別控除などが受けられる「青色申告」の承認が取り消される可能性があります。
青色申告の承認が取り消されてしまった場合、控除などの特例が適用されなくなるだけではなく、欠損金の繰越も不可能に。ただし、取引の事実が電子データ以外で確認できる場合は、罰則を直ちに課されることはありません。
推計課税や追徴課税を課される
税務調査が入り、電子データの隠蔽や改ざんなどが見つかると、通常の追徴課税35％からさらに10％を上乗せした重加算税が課税されます。
また、青色申告の申請が取り消されると、白色申告になりますが、控除などの特例が受けられないことはもちろん、税務署の判断により推計課税を受ける場合があります。
推計課税とは、所得計算の資料が十分に揃っていない場合に、税務省が推計して所得税や法人税を決めること。税務署が計算した、通常よりも多い税額を払わなくてはならないこともあります。
会社法でも罰金が科せられる
電子帳簿保存法では違反があった時は、同時に会社法にも違反している可能性が示唆されます。
国税関係帳簿書類を適切な方法で保存されていなかったり、虚偽の書類が合った場合などに該当する場合は、会社法第976条により100万円以下の罰金が課されることがあります。
電子帳簿保存法で違反になるケース
データ保存の要件を満たしていない
電子帳簿保存法において、紙の契約書や書類などをスキャニングして保存することが認められています。スキャニングしてPDFなどで保存する場合は、定められた要件を満たさなくてはなりません。
スマートフォンの場合、A4書類で解像度が387万画素以上であることが求められます。スキャナの場合は、200dpi・256階調（24ビットカラー）以上で保存しなくてはいけません。これらの要件を満たしていない場合は、書類不備とみなされます。
特に、電子データをやりとりする際には、データが自動的に圧縮されないように注意しましょう。
規定の保存期間を過ぎてしまう
違反した際の罰則はありませんが、真実性を保持するため、スキャナ保存で書類を電子化する場合にはタイムスタンプを2ヵ月と7営業日以内に付与することが定められています。
また、データの訂正や削除をした場合はその記録が残るシステムを採用していること、または訂正や削除ができないようにしてあるシステムを利用していることなども、要件として挙げられています。
まとめ
電子帳簿保存法に違反しないためには、契約書などの書類を適切に管理できる契約書管理システムを導入することも検討してみましょう。
契約書の電子化に対応するだけでなく、原本の保管を委託できるシステムは、現在紙の契約書を抱えている企業に対しても業務の効率化につながるのでおすすめです。
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