契約書管理のリスクを紹介

紙の契約書は、書類保管中のトラブルや確認不足による契約上の損失などを引き起こすことがあります。取引先との安全な契約には、適切な契約書管理方法が欠かせません。

このページでは、契約書を管理・保管する際に起こる可能性がある問題や、管理方法によって起こりうるリスクなどについて解説します。

災害などで重大な損失につながる
可能性がある

契約書管理で懸念されるリスクの一つとして、災害時の損失が挙げられます。契約書が適切な方法・保管場所で管理されていないと、災害時の紛失や流出が起こる可能性があり、結果として会社の重大な損失につながるリスクがあります。

特に紙の契約書のみで保管している場合などは、その危険性が大きくなります。紛失や流出などのリスクを小さくするため、データ上で管理できる電子契約を積極的に利用していくことも対応策の1つです。

電子契約が導入されていない場合、防火・防水対策や、施錠して安全に流出・改竄対策できる保管場所を徹底する必要があります。

情報共有がスムーズにできない

書面上で締結した紙の契約書を担当者や部署それぞれの個人が保管していたり、部署でまとめて保管していたりする場合、社内での情報共有がしにくいというデメリットがあります。

必要な時にすぐ契約内容を確認できないことは、スムーズに業務を進めることの妨げです。ただし、情報シェアの目的で契約書のコピーを量産して個人や各部署でそれぞれ持つ、という方法は情報漏洩のリスク上、適切な方法とは言えません。

然るべき担当者それぞれが契約内容を確認しやすい方法で、管理を一元化することが大切だといえるでしょう。

社員が意図せず契約違反をする

契約書を適切に管理できず、すぐに契約内容を確認できない場合、厳守しなければいけない部分への確認がおこなえず、社員が意図しない契約違反をしてしまう危険性があります。

また、契約期限の確認を怠ったり、更新すべき時期や解約すべき時期を見逃してしまったりなどの事態もリスクとして挙げられるでしょう。

契約相手との明朗な取引のためにも、契約内容をきちんと確認して遵守できる環境が必要です。そのためには、契約書の適切な管理と確認しやすいシステム作りが大切になります。

より業務効率化できる
原本保管可能な
契約書管理システム3選

まとめ

これらの危険性を回避するためにも、徹底した契約書管理体制は必要不可欠です。しかし、契約書管理には保管方法や整理方法への配慮など、かなりの労力がかかります。

安全かつ適切に契約書を管理するためにも、一元管理や電子管理ができる契約書管理システムの導入がおすすめ。契約書管理システムを導入することで、自社の損失リスクの低減やお相手方の信頼も守ることができます。