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電子帳簿保存法における請求書の保存法

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電子帳簿保存法において、請求書は「スキャナ保存」もしくは「電子取引」の区分に分けられます。請求書を安全に保管する方法について、紙と電子化データそれぞれの違いや、電子化することのメリットなどをご紹介します。

受け取った紙の請求書を
電子化する場合

入力期間を制限する

取引先から受領した紙の請求書を電子化することは「スキャナ保存」に該当する保存方法です。スキャンした請求書に真実性を持たせるため、タイムスタンプを付与したり、バージョン管理や修正などの訂正履歴がログとして残るシステムなどが必要になります。

タイムスタンプの付与

電子データは、紙の書類に比べて改ざんなどの不正を働きやすい形式です。そのため、書類の真実性を証明する必要があります。

書類のデータに日時情報を示すタイムスタンプという機能を利用すれば、一定期間が過ぎても、タイムスタンプとの照合によって、改ざんしていない証明になります。ただ、タイムスタンプを付与できる期間には制限があるので、できるだけ早めに対応しなければなりません。

また、タイムスタンプを付与する以外にも、真実性を確保できる方法があります。それは、電子帳簿保存法に対応しているスキャナ保存サービスを使うことです。

スキャナ・パソコンのスペック等

電子データでの書類は、画質が低いモニターなど正しく視認できない環境では要項を満たせない場合があります。また、保存したデータ自体の画質も規格以上のものでなければなりません。

請求書は重要書類に当たるため、「一定水準以上の解像度（200dpi以上）による読み取り」や「カラー画像による読み取り」、「解像度および階調情報の保存」、「大きさ情報の保存」、「バージョン管理」、「見読可能装置」、「整然・明瞭出力」、「電子計算機処理システムの開発関係書類等の備え付け」といったさまざまな要件を満たす必要があります。

新たに電子取引で請求書を扱う場合

満たすべき保存要件「真実性の要件」

電子データはその特性上、不正や改ざんなどがされていないことの証明が必要。従来の要項は、かなり複雑でしたが、2022年の法改正により内容が緩和されました。現在は、4つの要件のうち、どれか1つを満たせば正しいデータとして認められています。

4つの要件とは、「タイムスタンプを付与後、取引情報の授受を行うこと」「取引情報の授受後、速やかなタイムスタンプ付与、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにすること」「記録事項の訂正・削除をした場合に事実及び内容を確認できるシステム、または記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで保存すること」「正当な理由がなく訂正や削除ができないよう事務処理規程を定めて運用すること」です。

この要項を適切に守るために、電子帳簿保存法に対応したサービスの利用を選択する企業が増えています。

満たすべき保存要件「可視性の要件」

電子保存の書類は、スキャナ保存の場合と同様に、視認性が確保されていなければなりません。視認性が確保された環境については、スキャナ保存に要件が定められています。

スキャナ保存の要件を満たす環境が整っている場合は問題なく保存可能です。

保存したデータは検索性を持たせて必要な際にすぐに見つけられるよう、3つの条件を整えておくことも求められています。

日付・取引金額・取引先などを記録項目として検索ができることをはじめ、「日付または金額の範囲指定をして検索できること」と「2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること」のどちらかを満たしていること、「税務職員の質問検査権に基づいて電磁気記録のダウンロードの求めに応じられること」が3つの条件です。

これらの要件も、電子帳簿保存法に対応しているサービスを利用している場合は問題なく満たすことができます。

また、小規模事業者で電子取引が行われた日の属する年の2年前までの期間の売上高が1,000万円以下の場合は、ダウンロードの要求に応じられるようにしていれば検索要件は不要です。

※参照元：NTT東日本公式HP「ワークデジタルラボ」（https://business.ntt-east.co.jp/content/digital-work/column/denshichobo-invoice.html）