Sophia Filing

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引用元HP：バイス・ネット公式サイト
https://www.vaisnet.co.jp/

契約書管理にまつわる業務改善やリスク対策ができるSophia Filing。契約書をデータで集中管理することで参照が簡単になるため、現場の業務がスムーズに行えます。

また、契約書の更新期限を見逃さないよう通知してくれる機能により、ビジネスチャンスも逃しません。ここでは、Sophia Filingの契約書管理の特徴や導入事例を紹介します。

Sophia Filingの特徴

契約書の紛失や更新漏れの発生、紙の契約書を探す手間など、契約書管理に関するさまざまな困りごとに対応しているSophia Filing。

契約書の集中管理、契約更新の自動通知、閲覧権限の制限や操作履歴の記録などの機能を通じて、業務効率化を向上させるとともにコンプライアンスも強化できるシステムを提供しています。

DocuSignやBox、Kintoneなどのクラウドソリューションにも取り組んでいるため、導入支援や他システムとの連携サポートを依頼することも可能。文書管理全般のコンサルティングサービスも行っているので、新たに法務や総務の担当になった方にもおすすめです。

文書登録
WEB画面からのファイル登録や、契約書、図面などの紙文書も専用エントリーツールから登録可能です。
高速検索
大量文書の管理を想定して設計されており、キーワード限定検索やデータの中身も検索する全文検索など、あらゆる方面から高速検索ができます。
セキュリティの確保
ユーザーIDとアクセス制限によりセキュリティ管理を行い、キャビネット階層にはアクセス権を付与できます。
システム連携
複合機からの自動連携登録、業務システムからの検索、データ表示、Active Directory連携など、基幹システムや業務システムと容易に連携ができます。
契約書の台帳管理
契約書電子化
契約書のクラウド管理
契約書原本の倉庫保管

公式HPに記載なし

Sophia Filingは文書管理のコンサルティングから契約書の一元管理、更新通知など煩雑な業務をスムーズにしてくれる機能を搭載しています。契約書管理にすでにお困りの担当者はもちろん、これから担当になる方も頼りになるシステムです。

閲覧権限の制限や操作ログを残すことでコンプライアンス強化にもつながるため、興味のある方は検討してみてはいかがでしょうか。

あなたの業務に最適なシステムはどれ？

長い目で運用を考えた時には、原本の保管まで任せられる方が社内スペースも広くなり管理も簡単に。さらに、預けた原本が契約書管理システム会社とは別の提携・協力会社に渡ってしまうケースも多いため、1社で原本管理してくれる方がセキュリティ上も安心です。

TOPページでは、ニーズ別におすすめの契約書管理システム3選を紹介しています。ぜひ参考にしてください。

バイス・ネットは、愛知県名古屋市に本社を構える2001年に設立された会社です。主な事業内容は、ソフトウェアの開発、販売、ソリューションの提供。

電子ファイリングやイメージデータ処理を中心とした文書管理システム等のパッケージ製品の開発から、販売や保管までを手がけています。

文書管理にまつわるクラウドサ―ビスの導入支援や各種ツールも提供。代表的な製品には、Sophia Filingの他に文書配信ソフト「Sophia CrossDoc Transer 」や、イメージファイルを出力する「Sophia Printer Driver」などがあります。