契約書管理サービス クラウド版（リコー）

引用元HP：リコー公式サイト
https://www.ricoh.co.jp/service/cms

リコーの契約書管理システムは、「仕事に活かせること」と「継続できること」を重要視し、正確性と最新性を維持するための機能や仕組みが充実。

対応している内容は、原本管理、取り出し・配達、運用・管理、契約書の電子化、更新やアクセス権設定などのメンテナンスです。ここでは、リコーの契約書管理システムの特徴や導入事例を紹介します。

契約書管理サービス クラウド版（リコー）の特徴

リコーでは、契約書管理における大切なポイントを「仕事に活かせること」と「継続できること」としています。

この2点を実現するため、リコーの契約書管理システムでは文書検索をする際に必要な「目録」の正確性と最新性を保つことを重視。目録の定型項目を設定することによって、検索性の向上を図り、簡単に重要書類を探し、取り出せる仕組みを備えています。

また、人事異動や組織変更による担当者IDの変更や、権限設定などのメンテナンス機能によって付帯業務を軽減。希望に応じて原本管理も行っており、管理システムと連携した管理が可能です。

契約書管理サービス クラウド版（リコー）の費用

• 公式HPに記載なし

契約書管理サービス クラウド版（リコー）の機能

• 文書管理
  文書編集登録時にバージョンを管理し、フォルダ及び文書に閲覧・更新・佐久穂の権限を付与できます。
• ワークフロー機能
  審査・確認・承認権限の審査フローを設定し、ワークフローをテンプレート化し、進捗状況の確認やメール通知が行えます。
• ユーザー管理
  IDの追加、更新、削除や、ログインIDのパスワード制御やIDに管理者、登録、編集、削除、検索の権限を付与できます。
• システム管理
  アーカイブの設定、定型項目の追加・変更・削除、文書単位での閲覧・更新の情報表示、削除文書の確認、満了日の自動更新などが行えます。
• 契約締結（電子署名）
• 契約書の台帳管理
• 契約書電子化
• 契約書のクラウド管理
• 契約書原本の倉庫保管

契約書管理サービス クラウド版（リコー）の導入事例

管理強化と使い勝手の両立が叶う
システム

上場に向けて、文書やデータを慎重に取り扱うことが求められていますが、その一方で利便性や効率性も考慮しなくてはいけません。

その点で、Box ではアクセス権限の管理などもやりやすく、管理強化と使い勝手を両立できるのではないかと考えています

原本の保管から処分までしてもらえて安心

契約書の保管規定はあるものの、しっかり運用されていなかったため、このままでは書類が溜まり、増え続けていくという危惧もありました。

リコーなら原本を電子化するだけでなく、原本を倉庫に保管し、設定した保管期間を過ぎた書類は適正処分してくれるので安心でした

契約書管理サービス
クラウド版（リコー）
の特徴まとめ

リコーの契約管理システムでは、契約書の原本管理から取り出し、電子化、文書の検索（閲覧）、破棄まで、締結後の契約書管理を一貫して依頼できます。

電子契約サービス「クラウドサイン」との連携によって、紙と電子を一元化することも可能なため、自社に合ったスタイルで管理を行えることもメリット。継続しやすいシステムを探している方は、検討してみてはいかがでしょうか。

契約書管理サービス クラウド版（リコー）の会社情報

リコーは企業における経営課題や業務課題を解決するためのソリューションを提供している会社です。複合機、プリンター、デジタルカメラなどの画像機器や、マネージド・ドキュメント・サービス、ITインフラサービスなどのサービスも提供しています。

また、感染症や自然災害、少子高齢化などによって労働環境が変化しつつある昨今、リコーでは自らが働き方改革のモデルとなり、社内実践を行っているところです。働き方改革に役立つソリューションも数多く展開しています。