契約書のペーパーレス化・電子化

本記事では、契約書のペーパーレス化についてまとめています。紙の契約書の管理が煩雑になってきたと感じている場合には、ぜひこちらの内容を参考にしてみてください。

契約書をペーパーレス化・電子化する方法

システムを利用

契約書を電子化する方法として、まず電子契約システムの利用が考えられます。このシステムは、契約書の作成から署名、管理に至るまで対応できるシステムとなっています。そのほかにも、契約書のバージョン管理やアクセス権限の設定を行うことによって、必要な人しか契約書を閲覧できないようにもできます。

電子契約システムを利用すると、契約書を郵送したり回収する手間を省けますし、これまで締結してきた契約内容の確認も簡単に行えるようになります。

PDF化

契約書のペーパーレス化を行う上では、PDF化する方法もあります。これは、紙の契約書をスキャナーやアプリなどを使用してPDFに変換し、保存する方法です。

紙の契約書の場合、確認したい内容があっても該当する契約書を見つけるまでに時間がかかることがありますが、PDF化すると検索機能によって必要な書類をすぐ見つけられるようになります。また、必要に応じてデータを送信することも簡単にできます。

ただし契約の内容によってはペーパーレス化では対応が出来ないものもあるなど、ペーパレス化・電子化の要件について確認しながら進めていくことが大切です。

契約書をペーパーレス化・電子化するメリット

テレワークなど柔軟な働き方への対応が可能になる

契約書の電子化によって、さまざまな場所からの閲覧が可能になります。もし紙の契約書のまま保管をしているケースでは、外出中に契約書を確認する必要がある場合、一度会社に行ったり、電話などで他の人に契約書の内容を確認してもらうなどの手間が発生します。

しかし電子化により、インターネット環境さえあればどこからでも閲覧できる環境を用意することもできるようになります（ただしセキュリティ性を高める必要があります）ので、テレワークなど柔軟な働き方に対応できるメリットもあります。

電子契約の場合契約締結までの時間を短縮できる

紙の契約書の場合には、契約を締結する際に契約書の送付や返送などにより時間がかかってしまう場合があります。しかし、電子契約を利用した場合には、メールや専用ツールを使用して契約書を送信し、電子署名を付与して返信する流れになることから、迅速に契約業務を進められるようになります。

コスト削減に繋げられる

契約書のペーパレス化によって、コストの削減に繋げられるメリットもあります。

例えば、契約書を印刷するコストや取引先へ郵送するコストが不要となります。さらに、紙での契約書を保管しておくスペースや保管設備も不要になり、保管のために要していたコストの節約に繋げられます。

コンプライアンス強化につなげられる

データによる契約書管理を行った場合には、コンプライアンス強化も行えるメリットがあります。例えば、必要な人のみが閲覧できるようにアクセス権を設定できますし、誰がどの書類にアクセスしたのかなどを確認することが可能となります。この点から、情報が漏洩するリスクや不正な利用を防ぐ効果が期待できる点もメリットのひとつといえます。

また、紙の契約書のように誰かが持ち出したり、どこかに置き忘れてくるなどの紛失リスクにも対応できる面もあります。

紙の契約書の管理が煩雑になってきたら...

紙での契約書管理を行っている場合には、さまざまな問題が出てくるケースがあります。例えば稟議の申請者に契約書をPDFしてもらっても文字が切れていて内容の確認ができない、法務に契約書の閲覧申請を行ってもなかなかPDF化して送ってもらえないなど、なかなかスムーズに業務を進められないこともあるかもしれません。

このような問題を解決したいと考える場合におすすめなのが、契約書の電子化を行うことと契約書管理システムの導入です。契約書管理システムはさまざまな種類がありますので、自社に合ったものはどれなのかを確認し、導入の検討を行ってみてください。