CLOUD CABINET

紙の契約書と電子契約書を一つにまとめ、必要に応じて紙の契約書をデータ化することでコストの削減も実現できるCLOUD CABINET。

紙の原本は寺田倉庫に保管が可能ですので、社内に契約書の保管スペースを用意する必要もなくなります。ここでは、CLOUD CABINETの契約書管理の特徴や導入事例を紹介します。

CLOUD CABINETの特徴

CLOUD CABINETは、電子契約と紙の契約書をまとめて管理できるサービスです。特に、オフィス内に契約書を保存するスペースがない方や、スペースは削減したいけれどいつでも閲覧できる状態にしたい方におすすめ。紙の契約書を倉庫に保管しながら、必要な書類はいつでも電子化することが可能です。

また、すべてのデータを電子化する必要がないため、電子化にかかるコストを削減できることもポイントです。平均契約年数11.9年（2023年1月時点^※）と保存期間が長いからこそ、コストを抑えられることは大きなメリットといえるでしょう。

管理ルールを会社ごとに策定することで、データ流出等のリスク低減にも努めています。

※参照元：寺田倉庫公式HP（https://cloudcabinet.terrada.co.jp/）

下記ページでは、自社のニーズに合った契約書管理システムを厳選して紹介しています。機能や費用も含め、自社に適した契約書管理システム選びの参考にしてください。

【ニーズ別】
契約書管理システム3選と
選ぶ際の注目ポイントを見る

CLOUD CABINETの費用

• 公式HPに記載なし

CLOUD CABINETの機能

• 書類・電子契約書の一元管理
  紙・電子データ双方とも1画面で確認でき、書面契約・電子契約の判別も容易にできます。
• リモートスキャン
  原本が紙の書類でも、スキャン依頼により最短3時間でシステム上で閲覧できます。
• ステータス管理機能
  紙原本のステータス（社内/倉庫保管中/廃棄済みなど）が管理できます。
• 契約書の台帳管理
• 契約書電子化
• 契約書原本の倉庫保管

CLOUD CABINETの導入事例

必要な分だけ電子化できる
リモートスキャン機能が便利

過去に予算をとり契約書の電子化を実施したが、担当者の変更を繰り替えしたことで、データがどこにあるか分からない状態になってしまっていた。

また、すべての書類を電子化するにはコストがかかりすぎてしまう上、費用に見合った効果が得られないと考えていたが、必要な時に必要な分だけを電子化できるリモートスキャン機能を活用することで、電子化にかかるコストを大幅に削減し、予算の有効活用ができるようになった。

契約書管理業務のアウトソースで
業務を確実に遂行

契約書の台帳自体はあるが、情報の入力や保管のルールが決まっておらず属人的な管理になってしまっていた。そのため検索に必要以上に時間がかかったり紛失が起きても管理しきれない状況にあった。

寺田倉庫に契約書管理業務自体をアウトソースすることで、原本のファイリングや属性情報の入力までが確実に行われるようになり、また原本は倉庫で保管管理されるため紛失リスクを低減し、内部統制の強化を実現することができた。

CLOUD CABINETの
特徴まとめ

担当者が変更するたびにデータの保存先がわからなくなったり、紛失したりするリスクがある契約書。CLOUD CABINETでは、紙とデータを一緒にまとめておけるため、検索や参照もスムーズに行えます。

紙原本の保管もしてもらえるため、オフィス内に保管場所をとる必要もなくなり便利です。

CLOUD CABINETの会社情報

寺田倉庫は、東京都の天王洲アイルに本社を置く倉庫業者です。保存保管事業を中心に行っており、ワイン、美術品、映像フィルムなどのデリケートな商材を、各商材に適した温度や湿度で管理しています。

倉庫管理事業のほか、アート作品のレンタル事業や衣料品レンタルを手がけるベンチャー企業とも連携しています。

天王洲アイルの地域活性化を図るため、文化・芸術の支援・育成にも注力。この活動が評価され、2018年8月には、モンブラン国際文化賞を受賞^(※)するなど、アートや芸術文化にも貢献しています。

所在地	東京都品川区東品川2-6-10
営業時間	公式HPに記載なし
電話番号	公式HPに記載なし
公式サイトURL	https://cloudcabinet.terrada.co.jp